情報検索コラム
情報検索・調査・利用について
“知っていると便利”“こんなときどうする”“コレにはご注意！”などなど思いつくままに書かせていただきます。
ちなみに「三月うさぎ」はルイス・キャロル著『不思議の国のアリス』に出てくる「いつまでも終わらないお茶会をしている」ちょっとヘンなうさぎです。
「ティールーム」は、お仕事の休憩時間のお茶といっしょに読んでいただけるくらいの長さと内容というコンセプトを、アリスの三月うさぎの「お茶会」にかけてあります。（毎月1回更新します）
サーチャーや情報提供部門の仕事を理解してもらうこと
注意：記載内容やリンクは執筆時点での情報です。
ここ３回のコラムではサーチャーを自分の仕事として行う面から見てみました。
第２３０号（2022/07/12）サーチャーが成長する環境、サーチャーが成長しない環境
第２２９号（2022/06/14）サーチャーになったひと、サーチャーにならなかったひと
第２２８号（2022/05/17）「検索が好き」「調査ができる」ひとがサーチャーになるのか？
さて今回のコラムです。サーチャーや情報提供部門の担当者の皆さんからよく聞くお話しや相談事として「私たちの仕事が相手に理解されない」ということがあります。例えば「特許検索はサーチャーにやらせておけばいいと思われてる」とか「検索前のインタビューで私（サーチャー）の話しを聞いてもらえない」などです。一般的に言っても情報提供部門、特に資料室系の部署は低く見られがちかもしれません。技術部門や法務関連、また営業部門や経理などは理解されるのに対して、情報提供部門は理解されない場合も多いようです。
特に近年は予算的な面から情報関連の部門が閉鎖されるケースも珍しくありません。本当は重要な仕事をしているはずなのに理解されない。私達の部署も、つぶれるかもしれないという不安もある。せっかくサーチャーになって、これからも学んで成長して仕事を頑張ろうと思っても、何だか私たちの仕事って理解されていない・・・と思う。
というわけで今回のコラムは、サーチャーや情報提供部門の仕事を理解してもらうことについて書きたいと思います。
理解されるって何？
まず最初に確認したいのは理解されるとはどういうことなのか、です。「私たちの仕事が理解されない」と言うとき、例えば相手が「知ってるよ。キーワードや特許分類で公報を検索して、適当な公報をピックアップして報告するんでしょ」と言われる。この回答は正しい。でもこの正しい回答を聞いて、“私たちの仕事を分かってくれてる”とは思わない。だって技術内容を理解するだけでも大変だし、公報のピックアップって一言で言うけど数百件から数千件の公報を読む大変さが分かる？と思う。特許分類も特許制度も検索技術も勉強しなきゃいけないし、専門性の高い仕事なんだから！とも思う。
というわけで「相手は私たちを分かってない」と思うのですが、ここで少し冷静に考えてみる。逆に私たちは相手の仕事を分かっているのか、です。自分も相手を分かっているつもりで、実は理解していないことが多いでしょう。単純に言って、その仕事の内容や大変さは部外者には分からないのが普通なのです。ところが仕事の内容をあまり知らないにも関わらず「このひとは分かってくれてる」と思うときもある。どういうときにそう思うかというと、自分の仕事を尊重してくれるときです。自分の仕事を単に感謝されただけでも嬉しいでしょう。自分の仕事の一端しか知らない人から「ありがとう」と言われて、ほんの少ししか私たちの仕事を知らない相手だけど「このひとは理解してない」とは思いませんよね。
もともと自分が行っていない仕事を、ちゃんと「知る」 なんて無理なのです。だから知らないのはお互い様。大事なのはお互いの仕事をちゃんと知ってはいないけど、相手も自分と同じように大変な面があるだろうなと思いやって、お互いの仕事を尊重しあえることだと思います。
だから「理解されるって何？」に対する私の答えは「尊重すること」です。決して頭で理解することではない。そう思っています。
理解される必要があるかどうか
もうひとつ本論に入る前に確認したいことは、その相手に理解される必要があるかどうかです。
例えば特許調査や情報提供の仕事に全く関係しない友人、知人や家族、親戚。特許調査や情報提供の仕事というのは他の様々な職業に比べて分かりにくい仕事なのです。特に特許調査などという仕事がこの世に存在するなんて一生知らないで過ごすひとのほうが圧倒的に多い。一生知らないで過ごすということは、特許調査という仕事を知る必要が無いということです。そういうかたたちに特許調査という仕事を、わざわざ理解してもらう必要は無いと思います。実際、私が「インターネットを使って情報を提供する仕事だよ」と半端に説明したところ、私が図書館に勤務していたことがあった関係から「味岡さんはインターネットの本屋さんをしている」と思っているかたもいます。全然分かってませんが全く問題無いです。仮に私のところに本の購入依頼がきたなら「本は売ってません」と説明するだけです。
ここでひとつ言うなら、本は売ってないということは理解してもらわないと困る。理解してもらわないと困るという意味では、実際にあった依頼として「商標登録をお願いします」という依頼が今までに３－４回ありました。これからもあるかもしれませんが、最も多いケースは印刷会社のかたがお客様の封筒に印刷するロゴマークをデザインしたというケースです。このロゴマークをお客様から商標登録したいという要望があったということで当事務所に商標登録出願の見積依頼のメールがくるのです。
これは何から説明したら良いのかという誤解パターンなのです。私が公共の特許情報室に勤務していたときも、会社のロゴマークの商標登録相談がかなりありました。そのときは、商標というのは商品やサービスに付けるものだから、商標登録する場合はどの商品やサービスにその商標を付けるのかを指定して出願するのだというところから商標法などの資料を示しながら説明して、「そのロゴマークの付いた封筒を小売りして販売するわけじゃないでしょう？」と言うと、分かってくれる。そして商標登録出願の代行業を行えるのは弁理士なので、実際に商標登録しいたいのであれば弁理士に相談してくださいと、これも法令をもとに説明する。ちなみに、なぜいちいち資料や法令を示して説明するのかというと、情報室は情報提供が仕事だかからです。指導が仕事ではなく、理解するための適切な資料を示すという情報提供をします。
公共の特許情報室に勤務していたときは仕事として、市民一般のかたへ知的財産法関連の情報提供を行う必要があったので丁寧に説明しましたが、個人事務所を開業している現在は説明する義務が無い。だから「当事務所では商標登録出願の代行業は行っていません。弁理士にご依頼ください」という返信メールで終わりです。理解という意味では、当事務所では商標登録出願の代行業は行っていないということだけは理解してもらわないと困る。でもそれ以上の説明は当事務所にとっては不要です。この後の説明は弁理士さんのお仕事だと思います。
理解してもらったほうが良いとき
さて本論です。最初に書いた「特許検索はサーチャーにやらせておけばいいと思われてる」とか「検索前のインタビューで私（サーチャー）の話しを聞いてもらえない」などは、調査依頼者がサーチャーの仕事を理解していないというケースです。
これはズバリ、理解してもらったほうが良いです。ここで言う「理解」は、上の「理解されるって何？」の項で書いた仕事内容を具体的に「知る」という意味での理解と、仕事内容を「尊重する」という意味での理解の両方の意味での理解です。
なぜ理解してもらったほうが良いかというと、そのほうがより良い調査が行えるからです。最近の一般的な例でいえば、病院でコロナウィルスのワクチンを打ってもらうとき（！）、肩に近い位置に打つから肩が出やすい服を着て行ったりしますよね。この行為にはワクチンを打つ位置を知るという理解と、ワクチンを打ちやすいように配慮するという理解の両方が含まれている。そして短時間に適切に打つという、お互いに良い結果に結びつく。
調査も同じで、どういうふうに検索するのか、特許ってどういうしくみなのか、公報はどんなふうに書かれているのかなどを依頼者のかたにも知ってもらったほうが、より良い調査に結びつくのです。依頼者のかたが検索のしくみを知ったうえで依頼してきてくれるのと知らないまま依頼するのとでは、やはり違う。例えば特許公報が一年に約３０万件発行されるということを知っているだけでも違います。他の文献に比べて桁違いに多い発行件数で、これらを技術概念で検索するから特許分類が大事だとか、ヒット件数が多いから調査時間もそれなりに必要だとかが分かる。すると特許分類指定への配慮や、調査時間を考慮した依頼を行ってもらえる。それだけでも良い調査に一歩近づきます。
のはずなのですが、「特許検索はサーチャーにやらせておけばいい」とか「サーチャーの話しを聞いてもらえない」というのは、お互いの理解関係（信頼関係、尊重関係）が無い状態です。より良い調査を目指すなら、自分の理解を求める前に、相手（依頼者）を尊重して理解するところから始めるしかないと思います。サーチャーの話しを聞いてもらえない場合、以前のコラムでも書いたのですが、相手が話しを聞かない理由があるはずです。相手も仕事なのだから自分なりの考えがあるはずで、その考えをまずは素直に聞く。すると案外、勉強になることも多い。私の経験では、その分野の仕事をしているかたの話しで勉強にならなかったことは無いと言っていいくらいです。そして、ひとは自分の話しを聞いてくれる人の話しなら聞くものです、よほどのことが無い限り。
なお、このような場合に特許の知識や検索技術を披露しても 相手は信頼してくれません。どんなに知識や技術があったとしても、相手がこのひとの話しを聞こうという気持ちにならない限り、話しは聞いてもらえない。知識や技術よりも信頼関係が先です。
また「特許検索はサーチャーにやらせておけばいい」と言って丸投げされたとしても、相手（依頼者）の立場を思いやりながら誠実に調査してほしいと思います。調査中にサーチャーがどういう気持ちで調査したのかは調査報告に表れます。誠意を積むことでしか信頼は得られないので、丸投げされて不愉快だったとしても、いつか理解してもらえることを祈りながら誠実に調査するのがベストだと思います。
と、エラソーを言っていますが、私も普通のひとなので無理を言われればやはり不愉快に思います。例えば私が企業の図書室担当だったとき、注文中の本を「今すぐ必要」と無理を言われて、注文をキャンセルして都内の複数の書店の在庫を電話で確認しまくって、見つかった本を速攻で買いに行ったり（会社は川崎市にあったので多摩川を渡れば東京です）、「ＡＮＳＩ（米国の国家規格）の和訳が欲しい」と言われて、規格協会に「どうしても欲しいんです」と問合せて、なんとかコピーを入手したり。無理を言われると “出版や流通の仕組みも知らないくせに・・・” と思うのですが、無理難題に対応していくうちに自分の対応力も上がっていくし、相手も出版や流通の仕組みを知ってくれる。そして何よりも相手から信頼されるようになる。この信頼は宝物です。
しかも何かあったときに味方になってくれたり、助けてくれることもある。この点も含めて次の「理解してもらう必要があるとき」の項を書きたいと思います。
理解してもらう必要があるとき
サーチャーになって数年経つと、それなりに責任のある立場になってきます。最初はサーチャーになりたい、サーチャーとして成長したい、自分の仕事が理解されたいなど自分中心の考えかたです。でも責任のある立場になると組織内での自部門の理解をしてもらうことが必要になる。例えば商用データベース導入の予算獲得、専門知識のある人材の確保、研修やセミナー参加の費用や日程への理解などです。これらは調査依頼者に理解してもらうこととは違って、直接調査には関わらないスタッフ部門や上層部に理解してもらうのです。
これも「理解されにくい」と悩むかたが多いと思います。というか私自身がかなり苦労しました。
例えば企業の図書室担当だったときのことです。これも以前のコラムにも書いたのですが、会社の組織変更にともなう部署の移動が大がかりに行われた際、当初のレイアウトでは図書室はフロアの端に位置していました。レイアウト作成担当の総務部のかたは図書室を利用しないかただったので、会社の利益に直接結びつかない部署（図書室）はフロアの端で良いという考え方でした。このレイアウト案について入社２年程度の平社員だった私には何も言えなかったのですが、図書室を利用している技術部門のかたが「図書室が不便な場所にあったら困る。エレベーターを降りたらすぐ目の前が図書室にしてほしい」と言ってくれました。会社として稼ぐ部門である技術者の意見は尊重されます。そして無事、使いやすい位置に図書室が配置されました。
また別の例では、図書費の予算案作成のときです。私が図書費の予算案を作ると昨年度までの他の担当者のかたとは桁が違う金額になる。洋雑誌は今までは親会社の図書室からコピーを入手してたけど自社で購入したいし、事典やデータブックなどの高価な本も必要。基本的な図書も順次入手したいし。で、恐る恐る桁違いの予算案を提出しました。そしたら何と、予算担当部門の課長が「味岡さんが必要だというならそれは確かに必要なんでしょう」と言って、そのまま通してくれました。このときも入社２年目くらいでした。時代が景気の良い時代で余裕があった面もあるとは思いますが、信頼してもらえて嬉しかったことを今でもおぼえています。
というわけで企業の図書室担当だったときは、それなりに何とかやってきたのですが、苦労したのは公共の特許情報室に勤務していたときです。このときの経験がもしかしたら皆さんのヒントになるかもしれないと思います。
公共の特許情報室は市の外郭団体が運営していたので、上層部は市役所の職員の出向です。どなたも特許のことは何も知らない。名ばかりの上司で、3年もすれば市役所へ戻るわけです。だから特許や情報検索という分かりにくいことを理解する気持ちは無くて、情報室は書棚に特許公報を並べて、コピーサービスしてる部署という認識でした。
これでは上司としての給料をもらう資格がないのではないかと私は思いました。で、無理にでも（！）理解してもらうために、毎月の利用統計を報告していました。またデータベース検索の講習会や、特許制度の講演などを年間で１０回程度開催していましたが、開催毎に報告書を作成して、これも上司へ提出。確認印を押してもらいました。印鑑を押す書類は責任感が生じる。だからイヤでも見てもらえる利点があります。
しかも利用統計や報告書などの記録は、何かあったときの説明資料に使えます。例えば資料室は不要ではないかという話しが出たとき、これだけの利用があると数字で示せる。特に特許情報室（公報閲覧室）は各県にあるので、他の県との利用状況と比較して見てもらえる。当時全国でトップクラスだったのは神奈川（川崎）や大阪、愛知ですが、それでも浜松は全国でベスト１０に入っていました。
また講習会や講演会の記録も役に立ちます。当時、東京にあったＲＵＫＩＴ（ルキット）というデータベース検索専門の情報室と共同でデータベース講習会を開催したことがありました。このときＲＵＫＩＴのかたが『情報の科学と技術』誌に開催案内を掲載してくれた関係で、遠方からの参加者が多かったのです。普段は浜松周辺からの参加者が多いのですが、名古屋や大阪、遠方では四国から参加してくれたかたもいて、交通費も時間もかけてくださって申し訳ないくらい嬉しかったです。ＲＵＫＩＴのかたも、東京で開催すると東日本方面の参加者が多いけれど、浜松だと西日本から参加してくれるから良かったと言ってくださいました。この講習会も、監査のとき「全国規模で広報したため広範囲からご参加いただけた」と言ったら、監査員から「本当に全国からの参加があったの？」と確認されたので、報告書とともに参加者名簿の記録をお見せできました。
というわけで、データや記録は大事だと思います。特に求められていなくても、自分たちの実績を示せるものを常に作成するのは有効だと実感しました。ただし、なかなか素直に受け取ってもらえない面もあります。例えば利用統計で数値を示しても、「これだけ利用があると言っても、常連さんばかりでしょう」と言われる。利用人数は延べ人数だから確かにそうなのですが、そもそも特許公報は限られたひとにしか用が無いのだから、特許調査会社や企業の特許部門のかたばかりが利用するのは当然なのです。そのかたたちが継続して利用してくれていることが大事だということを説明しないといけない。しかも、その説明をしても情報室が重要だとは、なかなか思ってもらえないものなのです。
講習会の記録も同様で、全国から参加があったことを参加者名簿で説明しても、それは良かったね、とは言ってもらえませんでした。「ふーん」という薄い反応が返ってきてしまいました。なんだか情報室が良い仕事をするのが面白くないような、そんな雰囲気でした。
上の「理解してもらったほうが良いとき」で、知識や技術を披露しても相手は信頼してくれないと書きましたが、それと同じことがここで言えると思います。データや記録で事実を示しても相手が話しを聞こうという気持ちにならない限り、話しは聞いてもらえない。実際に私たちの仕事を受け取ってくれるわけではないかたの信頼を得るのは、かなり難度が高いと思います。でも、やはり誠意が通じた経験は何回もあります。機会があれば、そのような経験をこのコラムで書いてみたいとも思います。
そして時代の流れを理解する
最初に書いたように、近年は予算的な面から情報関連の部門が閉鎖されるケースも珍しくありません。また情報は紙から電子化され、利用形態は大きく変わり続けています。
特許情報は、かなり以前からペーパーレス。公報閲覧室があったこと自体を知っているかたのほうが少ないでしょう。現在では図書館などでも、特許情報プラットフォーム J-PlatPat の利用による特許情報提供となっている場合が多いです。またジェトロ・ビジネスライブラリー（東京）も既に2018年2月末日で閉館し、ジェトロ・ビジネスデータベースコーナーが利用可能です。もっと広く言えば少子化で、大学が学生募集を停すれば大学図書館も閉館。
情報提供の重要性を理解してもらったとしても、時代は変わり続けていきます。その変化に沿って組織は変わっていくのが普通でしょう。それを「理解」という意味から言えば、自分たちが理解してもらうことだけでなく、自分たちが時代の流れを理解する、時代の流れを読む、変化に対応していくという能力が必要とされているのではないかと思います。
長いコラムになってしまいましたが、何か皆さんのヒントになることがあったでしょうか。自分を理解してもらえないと思う前に相手を理解する。自分を理解してもらうことにこだわるっていると、時代の流れに乗り損なう。既に役目を終えた公報閲覧室に勤務した経験のある私は、そう実感しています。
