情報検索コラム

三月うさぎのティールーム/情報検索コラム

情報検索・調査・利用について
“知っていると便利”“こんなときどうする”“コレにはご注意!”などなど思いつくままに書かせていただきます。

ちなみに「三月うさぎ」はルイス・キャロル著『不思議の国のアリス』に出てくる「いつまでも終わらないお茶会をしている」ちょっとヘンなうさぎです。

「ティールーム」は、お仕事の休憩時間のお茶といっしょに読んでいただけるくらいの長さと内容というコンセプトを、アリスの三月うさぎの「お茶会」にかけてあります。(毎月1回更新します)

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コラム第226号(2022/03/08UP)

情報提供部門が成果を出すヒント -キレイな絵を書かない-

注意:記載内容やリンクは執筆時点での情報です。

前回のコラム225号は「検索や調査におけるマニュアル化や標準化は可能なのか」というタイトルで「業務をマニュアル化して標準化することは、誰もが同じ品質で仕事して、品質を安定させるための手段」と書きました。そして前々回のコラム224号「サーチャーの視点を持つために」では「よく言われるのが企業の中でも資料室や情報提供部門は、技術部門や法務部門などに比べて重要性が認められにくいということです」と書きました。

この2点を言い換えると「成果を出すこと」とも言えます。良い品質の調査報告というのはズバリの情報を見つけるというだけではありません。ズバリの情報が見つからなかったとしても、依頼者に納得してもらえる、または満足してもらえる調査報告が良い品質の調査報告、つまり成果が出せた報告といえます。そして依頼者の納得や満足は、情報提供部門の重要性の認識に大きく影響します。

というわけで成果を出すことは相手のためだけでなく、自分のためにも大事なのですが、なかなか簡単なことではありません。「こうすれば成果が出せる」という単純な方法は無いのですが、私自身を含めて、成果が出ないケースには共通するパターンがいくつか指摘できると思います。今回のコラムでは情報提供部門が成果を出すためのヒントとしてこれらのパターンの中から2つ書いてみました。参考になれば幸いです。

キレイに整った「机上の絵」は実現しない

以前のコラム211号で、学生さんが無効資料調査について論文を書くため、機械分野の無効資料調査で多数の特許公報をスクリーニングときに、特許公報の各項目(要約、請求項、課題、詳細な説明、図面など)のどれを読むのが重要かという趣旨のアンケートを当事務所に送ってきたことを紹介しました。調査に不慣れなかたでも見落としなどのミスをせずに、短時間で高品質の調査を行う方法を論文に書くためのアンケートでした。このアンケートの依頼書に「無効資料調査には属人的で主観性の高い判断が伴うことから調査スキルの伝達が容易でなく、人材の養成が進まないと考えられます。こうした現状に鑑み、本研究では無効資料調査に客観性の高い判断手法を導入して課題解決を試みたいと考えております。」と書かれていました。

「無効資料調査に客観性の高い判断手法を導入」して、高品質の調査報告が誰にでもできるようにしたい。つまり調査のマニュアル化を論文に書くつもりのようでしたが、そもそも無効資料調査について、機械分野の場合はこの項目を読むのが重要という、一般化できる「客観性の高い判断手法」はありません。よって「回答不可」と学生さんへ返信しました。

このアンケートは問題点だらけ(学生さんゴメンネ)なので、このコラムでも何回か取り上げています。この学生さんの大学は東京六大学の中の一校で、論文は修士論文とのことでした。だから、この学生さんは有名大学の修士課程を出て、大企業や行政機関に就職するんだろうな、と思いました。そして「回答不可」と学生さんへ返信した後、つくづく思ったのは、こういうかた(学校の成績が優秀なかた)が社会に出て、特に行政機関の机上で綺麗な絵を書いて、綺麗な絵は現実とは乖離しているから実現できなくて、当然ながら成果は出せなくて、でも仕事をしたから給料はもらう。世の中はそういうふうにできているのだな、ということです。

何を言いたいかというと、このアンケートは成果の出せない仕事と全く同じなのです。例えば行政機関の場合を書きましょうか。私が以前、公共の特許情報室に勤務していた頃のことです。行政機関では産業の支援とかビジネスの創出などのテーマで、毎年度何らかの会議が開催され、私にもそれらの会議への出席要請がきました。で、出席すると、会議の出席者は行政機関の商工労働部をはじめ、工業技術センターや商工会議所、公的な融資機関や私達のような情報機関など、様々な機関の責任者や担当者でした。要するに関係者を一堂に集めるわけです。

そして資料が配布されます。するとその資料は行政機関の担当者が自分の頭の中で作った、机上の「キレイな絵」が書かれている。どういう絵かというと、技術は工業技術センターがサポートして、特許情報は特許情報室がサポートして、融資は融資機関が担当して、経営は商工会議所が支援して・・・など、産業支援やビジネス創出の「理想図」が描かれているのです。そして、それを実現するための今年度のロードマップが描かれている。まぁキレイに作ったわねぇ、という現実から乖離した夢の世界の絵です。そして月1回程度の会議がキチンキチンと開催されます。会議では、各参加機関の紹介や起業例の紹介など、勉強会的なものが行われ、実際には何ひとつ支援もビジネス創出も行われないまま、この年度が終わって担当者が異動して、今年度の産業支援に関する予算が消化されて終わりです。例えばビジネスプランコンテストを開催したといっても、「ビジネスプランコンテストを開催する」という事業を行ったというだけであって、産業やビジネスが活発になったわけではない。こういう例を、いっぱい見てきました。エラソーを言ってますが、私も会議参加者のひとりとして成果を出せなかったメンバーのひとりです。

要するに成果が出せない仕事をしている。でも予算は付くし給料ももらえる。成果が出せない仕事は、実際の経営者なら不可です。成果を出して利益が出なければ会社は続かない。でも行政機関や大きな会社の一部門などの場合は、成果が出せない仕事でもやっていけたりする。ですよね。

学生さんのアンケートも同じで、このアンケートで描いているのは、自分の頭の中で作った机上のキレイな絵です。「無効資料調査に客観性の高い判断手法を導入して課題解決を試みる」という大変キレイな絵を描いているのですが、学生さんは実際の調査を行ったことが無いため、上に書いた行政機関の例と同じく現実から乖離した夢の世界の絵です。当然ながら実現されないし、成果は出ません。

成果が出せなくても給料がもらえさえすれば良いなら、これでOKでしょう。学生さんなら修士論文が書けて、修士号がもらえればOK。でも本当の仕事では成果を出したいのです。最初に書いたとおり、成果を出すことは相手のためだけでなく自分または自分の部門のためにも大事です。

というわけで、このキレイな絵に対して私が思うことを2つヒントとして書いてみます。

ヒント1:相手の理屈で仕事する、自分の理窟は捨てる

上で書いた例は、いわゆる企画書関連なので検索や調査とは違うと思われたかもしれませんが、キレイな絵を描くという点では検索や調査も同じなのです。

どういうことかというと、キレイな絵は自分本位の世界なのです。言い換えれば自分の理窟。例えば特許検索するとき特許分類を使ったほうが良いけれど、特許分類の勉強をするのが面倒だからキーワード検索しか行わない。または逆に、特許分類の勉強をしたから無理にでも特許分類を使って検索する。どちらも自分の理窟です。そうではなくて相手の理窟で検索する。

この場合の「相手」は検索テーマ、つまり発明の内容です。特許分類もキーワードも部分一致検索も近傍検索も、何もかも検索テーマに合わせて適切に使わなければ成果は出せません。当たり前のことではあるのですが、人間は自分の都合や理窟を優先してしまいがちです。「こうしたい」という自分の理窟や都合は捨てて、相手の理窟に合わせる。上のアンケート例なら実際の無効資料調査、つまり「相手」を知るところから始めないといけないのです。ところが実際に調査を行ったことが無い状態で、頭のなかに描いた架空の調査の世界をもとに解決方法を考えている。自分本位にならざるを得ません。架空の世界の解決方法が現実の調査に使える訳が無いでしょう。

そして相手の理窟で仕事するということは、自分の理窟は捨てるということです。「こうあるべき」という、こだわりが仕事のジャマになる例は多いです。例えば調査に先立つインタビューやヒアリングで、調査依頼者が自分の考えにこだわっていて、サーチャーの話しを聞かないという場合。これは双方とも自分の理窟にしがみついている例です。サーチャーの立場から言うなら、調査依頼者が自分の理窟にこだわっているのは、それなりの理由があるはずで、ますはサーチャー側の理窟は捨てて、依頼者の理窟をよく聞いてあげる。そこから始めないと、調査依頼者を説得することはできません。サーチャーが自分の理窟の正しさを説明するだけでは良い調査にたどりつけない。

何か上手くいかないときは、まずは自分を捨ててみる。これがヒントのひとつめです。

コラム224号で、信頼されるサーチャーは自分の視点を持っているかたが多いと書きました。自分の視点を持つためには一度自分の理窟を捨てて、相手の理窟を理解しないと持てないものだとも感じています。別の言い方をするなら、素直に謙虚に何でも受け入れることだと言えるかもしれません。

ヒント2:本気にならないと能力は発揮されない

もうひとついえることは、行政機関の産業支援例も、学生さんの無効資料調査についての論文も、事の本質に本気で取り組む必要がないということです。産業支援の成果が出ない仕事のしかたをしても、行政機関の職員のかたの給料に直接影響が生じません。つまり職員のかたには何の不利益も生じない。大事なのは「産業支援という仕事をした」という実績です。学生さんも同じです。無効資料が見つからなくても、学生さんには全く問題無い。学生さんにとって大事なのは、修士論文を書いて修士号を取得することです。

これは、いわゆる成果主義に結びついてしまう考え方でもありますが、人間は自分に不利益が生じない事については、なかなか本気で取り組めない面があります。自分の能力というのは、本気にならないと発揮されない。火事場のバカちからとまでは言いませんが、例えば集中力があるときと無いときとでは能力の発揮のされかたが違う。これはスポーツなどを見ていると、よく分かるのではないでしょうか。実際、私自身、過去に自分が行った調査を読み返していて「よくも、この公報を見落とさなかったものだな」と思うときがあります。集中力を持って公報を読んでいるときは、やはり違うと思います。

そして検索や調査では、どうしたら最良の結果がだせるか、つまり成果が出せる検索式や調査方法を考える「創意」が必要です。これも、やはり「何としても無効資料を見つける」という熱意とか本気度が無いと、創意も生じない。特許検索の知識があれば検索できるのではなくて、創意があってはじめて知識が使えるものだと思います。その創意のもとは熱意。これがヒントのふたつめです。

成果を出す、また自分の能力を充分に発揮するためには本気になるための理由が必要なのかもしれません。そのためには、例えば無効資料を見つけてライバル社の特許を無効化して、製造コストを下げたい、または自分たちの思い通りの製品を作りたいという調査依頼者と同じ気持ちになる。そういうところから始めてみることかもしれません。

世の中は「理想」とか「信念」などの言葉が美しく語られます。成功する、また成果を出すためには理想や信念 を持つことが大事という考え方は分かりやすいです。でも実際に仕事をしてみると、自分の頭で作り出した理想や信念なんて大した事はなくて、それよりも自分のこだわりを捨てて、ニュートラルな目でみたほうが物事は上手く進むものだと感じます。
相手の理窟を自分に合わせて変えようとすることよりも、自分の理窟を変えることのほうが簡単。私は、そう思います。皆さんは、そのように感じた経験はありませんか?

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