情報検索コラム
情報検索・調査・利用について
“知っていると便利”“こんなときどうする”“コレにはご注意！”などなど思いつくままに書かせていただきます。
ちなみに「三月うさぎ」はルイス・キャロル著『不思議の国のアリス』に出てくる「いつまでも終わらないお茶会をしている」ちょっとヘンなうさぎです。
「ティールーム」は、お仕事の休憩時間のお茶といっしょに読んでいただけるくらいの長さと内容というコンセプトを、アリスの三月うさぎの「お茶会」にかけてあります。（毎月1回更新します）
検索や調査におけるマニュアル化や標準化は可能なのか
注意：記載内容やリンクは執筆時点での情報です。
仕事や製品の品質を上げる、または品質を安定させるための手段のひとつに「マニュアル」があります。業務をマニュアル化して標準化することは、誰もが同じ品質で仕事して、品質を安定させるための手段として大変有効です。
特許調査は調査員個人の能力や主観による結果の違いが出やすい面があります。そこで特許の検索や調査も品質を上げて安定させるためにマニュアル化したいと考えるかたもいると思います。
以前のコラム２１１号で、学生さんが無効資料調査について論文を書くため、機械分野の無効資料調査でスクリーニングする多数の各公報について、どの項目（要約、請求項、課題、詳細な説明、図面など）を読むのが重要かという趣旨のアンケートを当事務所に送ってきたことを紹介しました。調査に不慣れなかたでも見落としなどのミスをせずに、短時間で高品質の調査を行う方法を論文に書くためのアンケートでした。このアンケートの依頼書に「無効資料調査には属人的で主観性の高い判断が伴うことから調査スキルの伝達が容易でなく、人材の養成が進まないと考えられます。こうした現状に鑑み、本研究では無効資料調査に客観性の高い判断手法を導入して課題解決を試みたいと考えております。」と書かれていました。
「無効資料調査に客観性の高い判断手法を導入」して、高品質の調査報告が誰にでもできるようにしたい。つまり調査判断のマニュアル化です。今回はこのような検索や調査におけるマニュアルの導入について書きたいと思います。
マニュアル化が有効と思われる業務：プレサーチインタビュー
検索や調査において最もマニュアル化が有効と思われる業務は、検索や調査に先立つインタビューやヒアリングです。当事務所でも検索や調査に入る前に必ずプレサーチインタビューのフォーマットへ必要事項を記入します。
プレサーチインタビューは依頼日時の記録に始り、調査依頼者の所属や連絡先、検索テーマや調査内容、既知の情報、調査の目的（例：自社特許の有効性調査）、調査対象文献（例：米国特許公報と非特許文献）、予算、納期、打合せ記録などを項目別に記入します。このプレサーチインタビューのフォーマットを使うことにより、ヒアリング漏れが発生しにくくなります。またインタビューの回数を重ねる毎に、ひとつひとつの項目について、深くインタービューできるようになります。
同様のフォーマットととして、研究開発部門の発明者（技術者）のかた自身が書く発明提案書や発明シートが挙げられます。発明者のかたは自分の頭の中にあるアイディアを誰にでもわかるように書き表さなければいけないのですが、これが結構大変なんですよね。発明提案書のフォーマットは各社それぞれの事情に沿って作られていると思いますが、まずは基本として氏名・所属を記入します。そして例えば発明のポイント（どの製品のどの箇所に対してどのような作用や効果があるのか）、発明のポイントが最もよく分かる図面、詳しい説明、従来の技術（できれば簡単に特許検索して具体例を挙げる）などがフォーマット化されてると思います。
発明内容を項目に従って整理して書くことにより、知財部門での出願前調査調査時に入手できる情報も充実するし、出願書類を書くための基本情報が入手できる面があります。
いずれにしてもマニュアルは底辺の底上げです。最低限コレだけは行うということにより、誰がやってもある程度のレベルのことができる。この最低レベルを標準化できるのがマニュアルの有効な使いかただと思います。
マニュアル化が有効な面もある業務：調査報告作成
次に、やや限定的ながらマニュアル化により一定レベルの調査品質が保てる業務として、調査報告書の作成が挙げられると思います。
調査報告書も定型のフォーマットを使うことによる標準化が行えます。例えば出願前の先行例調査なら、報告書のフォーマットには最初に調査員の氏名や調査テーマを記入します。そして調査内容として発明のポイントの上位概念や前提条件を記入したうえで、下位概念や詳細な内容を箇条書きで記入。検索式とヒット件数を記入。調査結果は、調査内容として先に箇条書きした各項に対応付けて記入。その際に箇条書きの各項との相違点や、記載されていないことなどを明記するなどをマニュアル化します。調査結果として抽出した公報の該当箇所の記入方法（例：請求項１、請求項３、段落××××、図２など）も標準化が可能です。また関連度の高・中・低の判断基準を定めることもできます。
また無効資料調査（ライバル社の特許を無効化する資料を探す調査）や、侵害回避調査（他社の特許権を侵害しないための調査、クリアランス調査、FTO調査(Freedom to operate）等とも言う）などの場合も、調査報告書の基本フォーマットの作成や、記入漏れのチェックを行うことなどの手順はマニュアル化が可能です。
ただし調査が高度になればなるほど、調査依頼者へ合わせたカスタマイズが必要になります。このカスタマイズのための参考になるのが、上の項で書いたプレサーチインタビューですが、このインタビュー後も調査過程で依頼者へ確認した事項などをもとに、相手に合わせた報告書の作成が必要になります。例えば、依頼者Aへはリスト形式の報告、依頼者Ｂへは図面付き、依頼者Ｃは調査結果分析チャートが必要、依頼者Ｄは特許制度に詳しくないから公報に使われている専門用語の説明が必要、などです。これらのカスタマイズは千差万別です。こういう依頼者へこのような報告をするということを全てマニュアル化することは、かなり難しい。マニュアルには「相手に合わせた報告をする」くらいしか書けない。ただしマニュアルではなく報告事例集を作るのであれば、分析チャート例や用語説明例などが報告書作成時の参考として有効かと思います。
またサーチャーや調査員も人間なので検索漏れやミス、スクリーニングでの見逃しなどが発生します。これを防ぐために、調査中や調査後にチェックを行うことをマニュアルに入れることは可能です。でも、どのようなチェックが有効なのかは検索した本人、調査した本人にしか判断できない。たとえば「ノイズと判断した公報に非ノイズが含まれていないかチェックする」とマニュアルで定めても、チェックすべき内容やチェック方法は自分の検索過程、調査過程を知っている本人が決めるしかない。この判断で調査報告の結果に個人差が出ます。
というわけで報告書の作成は、フォーマット作成等によるある程度の標準化やマニュアル化は可能ですが、誰もが高レベルの報告書が書けるところまでのマニュアル化は難しいのではないかと思います。
マニュアル化ができにくい業務：検索、スクリーニング
さて、最もマニュアル化ができにくい業務は検索とスクリーニングではないでしょうか。
検索式作成にあたっては、技術内容、技術用語、特許分類、特許法、審査基準など様々な知識から判断が必要です。特に特許調査は個々に様々な発明を調査するため「このように検索しましょう」という定型は、なかなか作りにくい。特許分類を使うことは有効な検索手段のひとつですが、特許分類を使いにくい発明もあるわけで、その場合はキーワード検索が有効だったりします。そして、どのような発明が 特許分類を使いにくい発明かということが分かるためには、実際に経験を積まないと判断できない面が大きいのです。
また検索の結果、ヒットした数百件から数千件の特許公報をスクリーニングするのもマニュアル化は難しいと思います。今回のコラムの導入部に書いた無効資料調査について論文は、このスクリーニングの標準化を目指しているとも言えます。どの項目（要約、請求項、課題、詳細な説明、図面など）を読むのが重要かという趣旨のアンケートでしたが、そもそもスクリーニングは重要な項目があって、そこを読むのが良いというというような簡単な作業ではありません、残念ながら。
特に読解力や判断力は自分で鍛えるしかない。例えば「急速に冷却する」という概念に対して「短時間で熱を下げる」という記述は、使っている用語の文字は全く違うけれど概念としては一致します。そして「冷媒の流速を速くする」とか「冷却剤の量を増加させる」などと記載される公報も、急速に冷却することに関連する可能性が大きいと判断することも必要になります。
また図面を見ていく場合、どこを見るかをマニュアル化して一般化するのは無理です。見るべき箇所は調査ごとに違うし、そもそも図面をみるべきか、テキストを読むべきかの判断を行う能力自体が必要です。
検索やスクリーニングは調査業務の中でも職人技的な面があります。検索やスクリーニングを底上げして調査の品質を上げたいと思う気持ちは分からないでもないのですが、調査の品質を上げるためにはマニュアルや標準化ではなく経験を積んで学ぶしかない。この経験を積む過程でのＯＪＴをいかに行うかを考えたほうが良いということになりそうです。
特定のテーマを調査して情報提供するという同じ意味で、図書館でのレファレンスサービスがあります。 このレファレンスサービスを行うとき、図書館ではレファレンス記録を作成します。そして以後、同様な調査テーマの依頼があったときに、参考にして迅速に高品質な調査ができるように役立てます。
特に公共図書館などでは、例えば小学校〇年生の何学期に毎年同じような質問をしにくる子どもたちが多数来館するわけで、このレファレンス記録をもとに迅速に適切に職員の誰もが回答できるようにします。もちろん毎年のブラッシュアップは必要ですが、事例の活用により迅速に高品質の回答ができます。
このような面から特許調査を見た場合、先に調査した同様の事例があるということは新規な発明ではないわけで、つまり特許に値する発明ではないということです。よって発明に対する調査というのは個々に様々であり、やはり定例化にできにくいといえます。
というわけで検索や調査の品質向上についてマニュアル化できない面については、やはり個人のスキルアップを丁寧に行うのが大事という結論になりそうです。
