情報検索コラム
情報検索・調査・利用について
“知っていると便利”“こんなときどうする”“コレにはご注意！”などなど思いつくままに書かせていただきます。
ちなみに「三月うさぎ」はルイス・キャロル著『不思議の国のアリス』に出てくる「いつまでも終わらないお茶会をしている」ちょっとヘンなうさぎです。
「ティールーム」は、お仕事の休憩時間のお茶といっしょに読んでいただけるくらいの長さと内容というコンセプトを、アリスの三月うさぎの「お茶会」にかけてあります。（毎月1回更新します）
調査・検索における「効率」とは何か
注意：記載内容やリンクは執筆時点での情報です。
特許調査は数百件から数千件の公報を読むことが普通です。しかも納期がある。さらに製品開発や法的対応等と連動しているため、納期がタイトな場合も多い。その意味からは多数の公報を短時間で調査するという意味での効率が求められます。実際、私が講師を務めたセミナーや講演などでも「ノイズの効率的な除き方を教えてほしい」とか「どうすれば適合性の高い検索式を作れるか」などの質疑を頂くことがあります。
また以前のコラム２１１号で、学生さんが無効資料調査について論文を書くため、機械分野の無効資料調査でスクリーニングする多数の各公報について、どの項目（要約、請求項、課題、詳細な説明、図面など）を読むのが重要かという趣旨のアンケートを当事務所に送ってきたことを紹介しました。調査に不慣れなかたでも見落としなどのミスをせずに、短時間で高品質の調査を行う方法を論文に書くためのアンケートでした。これも言い換えれば効率の良い調査を行う方法を知りたいということです。
つまり特許調査では、公報の数と納期の時間との関係から効率が求められます。
というわけなのですが、皆さんから質疑やアンケートで効率良く調査したいという気持ち（！）を受けると、ヘソ曲がりの味岡は素直に受け取れないのです。アナタの思っている「効率」って何？と訊きたくなる。効率＝良いと無条件で思っていませんか、とも言いたくなる。今回はこの点について、書いてみたいと思います。
効率が良いとはどのような状態か
効率の良い調査を簡潔に言うなら、短時間かつ高精度の調査です。短時間で行ったとしてもミスがあったら意味が無い。また高精度だったとしても納期に間に合わないならば不可です。
この短時間と高精度に結びつく事をいくつか挙げてみましょうか。
例えば検索のときは検索記録のメモをとる。これは様々に検索を試す行程で同じ検索を行わないようにするほか（短時間）、既に行った検索を参考にして整理しながら検索しないと適切な検索が行えないからです（高精度）。
また調査開始にあたって、調査観点をまとめたシートを作る。この調査シートについてはコラム２０７号やコラム２０８号に詳しく書きました。これは調査での要点を整理すると共に、調査中に集中力を切らさないためでもあります。調査観点があちこちに点在していて、それをその都度確認するのは無駄な時間です（短時間）。またその無駄な時間によって調査判断の集中力が妨げられます（高精度）。
そのほかにも、公報を読むためには読解力があったほうが短時間で高精度の調査ができます。また現在の作業を進めながら、次に行う作業（例えばクレームチャート作成）が進めやすいように段どりを考える。例えば次の作業に役立つメモをとったり、整理したりしながら進めることも大事です。この次の作業への準備自体も簡潔に行わないと、効率としては意味が無い。
これらを単純に言えば、無駄なことをしないのが効率とも言えます。
短時間信仰の落し穴・・・無駄って何？
特許調査の効率における「短時間」はコストに結びつきます。だから無駄＝コスト。しかも今は働き方改革の時代。短時間労働が良しとされています。この点について少し考えてみましょう。
例として、分業で調査することを考えてみます。
特許調査には様々な調査があって、例えば出願前の先行例調査などの場合は、プレサーチインタビューから検索、調査、報告書作成まで一人の調査員が行う場合もあります。しかし侵害回避調査（クリアランス調査）や無効資料調査などで大規模な調査の場合、複数人で分担しながら行う場合があります。
例えばプレサーチインタビューと検索はＡ調査員が行い、検索したリストから該当する文献をピックアップする調査はＢ調査員が行い、そのピックアップした公報から報告書を作成するはＡ調査員が行い、その報告書をもとに、法的な判断は弁理士が行う。こんなふうに分担することもあります。
特許調査に限らず、大きな仕事を分業にして進めると各作業を専門に集中して行えるので、短時間・高精度に仕事が進む、つまり効率の良い仕事になると考えられます。また上の例ならＡ調査員は、Ｂ調査員がリストの調査を進めている時間に他の仕事が行える。これも効率が良いと言えます。また弁理士のかたは法律や技術分野が専門です。よって検索や調査はあまり得意でない場合も多いため、弁理士自身が検索や調査を行うよりも調査員が行ったほうが良い。また弁理士のかたは本来の法的な業務が本業なので、検索や調査に割く時間が無いことが多いと思います。
というわけで分業制は効率が良いと言えそうです。さて、ここでエピソードをひとつ紹介します。
私が公共の特許情報室に勤務していた頃のことです。ある会社の特許部門のマネージャーかたとお話しする機会がありました。そのかたはマネージャーなので出願業務や調査業務、法的対応などを総合して管理する立場にありました。でも例えば出願前調査について全部を部下に任せず、自分でもある程度の検索や調査を行うとおっしゃっていました。その話しを聞いた私は単純に “マネジャーなんだから自分で調査しなくても良いんじゃないの？” と思いました。マネージメントで多忙な時間を割いて、担当員が行うような仕事をするの？とも思いました。
そう思いながらお話しを聞いていたら、そのマネージャーのかたは「自分で検索して公報を読んでいると、いろいろと技術面の勉強になるんだよ」とおっしゃるのです。もともとエンジニアのかたなので「公報を読んでいると閃くこともあってね、それが面白い」ともおっしゃいました。そして調査で得た諸々の情報を含めて発明者へフィードバックするということを楽しそうに話されました。また「実際に検索してないと、部下のやった検索報告の良し悪しが適切に判断できない」とのことで、なるほどなぁと思いました。
このかたはマネージメントで多忙な時間を割いて、担当員が行うような仕事をする。一見、無駄です。マネージャーはマネージメントを行うのが効率面でも好ましいと言えます。上で書いた分業の例でいえば、弁理士が自分で検索や調査を行うのに似ています。マネージャーが不慣れな調査を行う非効率な例とも言えます。
でも技術面の勉強や閃きなど、調査で得た諸々の情報は無駄でしょうか。部下のやった検索の良し悪しの判断力を磨くのは無駄でしょうか。そんなことは無いはずです。
良い調査を行うための方法のひとつが効率である
上の項で書いたマネージャーのかたの話しを、分業でのA調査員とB調査員に当てはめてみると、どうなるでしょうか。
プレサーチインタビューや検索を担当したA調査員は、B調査員が文献をピックアップする過程で見た様々な細かい事柄を知ることはできません。マネージャーの話しの例で言えば技術面の勉強や閃きなどです。これらの細かいことは基本的には報告されません。報告されるのはリストで指示した調査観点との整合性です。またB調査員にとっては、A調査員から調査観点は指示されるけど、A調査員がプレサーチインタビューで得た、クライアントの細かい事情までは知らされない場合が多いでしょう。
これが調査にどのように影響するかというと、例えばA調査員がB調査員の行った調査を基に報告書を作成する場合、もしもB調査員自身が報告書を作成するならば書いたかもしれない細かい考察や参考情報が書かれない。細かい考察や参考情報は様々ですが、例えばパテントマップなどで分析される、どんな出願人が多いとか、何年ころからどんな傾向の出願が増えてるとか、どの技術分野との関連が強いなどの事柄です。これらは調査して実際に公報を読んでいくとマップで分析しなくても大体分かるものなのです。調査員の主観が入ってしまう面もあるので、実際に分析する場合は客観的にマップ化するのですが、じつは調査員の主観の入った実感のほうが的を射ている場合もある。これらの細かい主観的な実感がクライアントには役立ったりしますが、A調査員は実際に調査していないので書けない。
また逆にB調査員が文献をピックアップするとき、特許公報は想定外のことが書かれている場合も多い。それら想定外のことも書かれている多様な公報の要/不要を判断するとき、クライアントの細かい事情を知っていれば調査観点に書かれていないことも判断できるけれど、直接インタビューしていないから明確に判断ができにくい。
このように分業で効率良く調査した反面に、大事な情報がモレてしまうという面があります。これを避けるためには、A調査員とB調査員との情報授受を充分に行う必要があります。例えば私が調査事務所を始めたばかりの頃、先輩の調査の手伝いとしてB調査員の立場で仕事を行っていました。このとき先輩から、調査中に公報を読んでいって分かった細かい事柄が大事なのだと指導されました。調査中に自分が感じた大事だと思うことを報告のときに知らせなさいと言われました。そのため今でも分業制でB調査員の立場に立った時は、特に求められていなくても調査中に分かった様々なことを報告するようにしています。
ここまで書くと、よくある「回り道することで得られる情報もある」とか「無駄も大事」というハナシになってしまうのですが、そういうことを言いたいのではありません。考えたいのは「効率」と「良い調査」との関係です。
効率自体が良いのではなくて、良い調査を行うための効率でないといけないと私は思っています。
このコラムの冒頭で学生さんが無効資料調査について論文を書くため、機械分野の無効資料調査でスクリーニングする多数の各公報について、どの項目（要約、請求項、課題、詳細な説明、図面など）を読むのが重要かという趣旨のアンケートを当事務所に送ってきたことを紹介しました。調査に不慣れなかたでも見落としなどのミスをせずに、短時間で高品質の調査を行う方法を論文に書くためのアンケートでした。
このアンケートに私は共感できませんでした。調査に不慣れなかたが短時間で高品質の調査を行う方法を探るためのアンケートに対して、なぜ共感できないか。それはクライアント（調査依頼者）に対して、より良い調査報告を作ろうという意識が感じられないからです。アンケートには、どの項目を読むのが重要か直観で回答してくださいと書かれていました。つまりクライアントに対してより良い調査報告を作ろうという意識からアンケートを行っているのではなく、調査に不慣れなかたがプロの技を知ることによりラクに調査できるようにしたい。そういう意識が感じられます。つまり効率化の着地点が自分の側にある。相手（クライアント）の側にない。
同様に「ノイズの効率的な除き方を教えてほしい」とか「どうすれば適合性の高い検索式を作れるか」などの質疑も、自分がラクをするための効率を探っている質疑なので、申し訳ないのですが私の基準から言うと、このような質疑が出ること自体が不可です。
納期厳守の中で最良の調査を行うにはどうすれば良いか考えるのがプロです。効率は良い調査を行うための手段のひとつです。検索記録をとったり調査用のシートを作成したりして効率よく調査を行うことで、より良い調査報告をクライアントへお渡しする。私はそう考えたいと思います。
効率よく調査したいと思ったとき、その効率の着地点が自分側にあるのか相手側にあるのか。自分側にあるならＮＧです。これを言い換えるならラクをしたいと思わないこと、かもしれません。例えば長時間調査するとミスが増えやすい。調査には休憩も必要。だから休憩はより良い調査のため。そんなふうに思うサーチャーでありたいと私は思っています（なんだかエラソーですみません）。
