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コラム第８７号（2010/4/13UP）
「情報検索関連のセミナー －その６：集まって学ぶ－」
検索を講習会やセミナーで学ぶ場合、
インターネットや本、テキストなどから学ぶ場合と大きく違うことのひとつとして、
“集まって学ぶ” という点が挙げられると思います。
講習会やセミナーなどでは、たいてい複数の受講者と共に学びます。
その複数の受講者は、当然ながら自分と「共通する部分がある仕事」に携わっている人たちなわけです。
そのような場での、他の受講者との会話などから、様々なヒントが学べることも多いものです。
特に普段の業務は定常化していることが多いので、モノの見方も固定化しがちです。
講習会やセミナーで、他社の同じ業務をしている人たちと会話することにより、
別の方向からのモノの見方や考え方を知る良い機会になることが多いと思います。
またインターネットや本、テキストなどから個人で学ぶ場合は「自分の解釈」で理解しますが、
講習会やセミナーで、他の方向から見た理解ができたりします。
このような“集まって学ぶ”ことによる「予想外のことが学べる」という点は、かなり大事なことではないかと思います。
ちょっとカタイ書き出しになってしまいましたが、
実際の “集まって学ぶ” という現場（！）は、かなり生き生きとした雰囲気を持っていると思います。
今回は、そんな “集まって学ぶ” という「ナマ」の実例をいくつか、ご紹介してみたいと思います。
カッコつけずに「情報交換」ができる
以前のコラム８２号「情報検索関連のセミナー －その１：受講する場合－」で、
（独）工業所有権情報・研修館が実施する、５日間宿泊込みの「工業所有権研修」に参加したことを書きました。
このときのコラム８２号にも書きましたが、
これは全国の地方自治体、政府関係機関、公益法人等の職員を対象とする研修で、
「各機関からの申込み」により参加するものでした。
この５日間の宿泊を伴う研修中に、全国から集まった約５０名の工業所有権関係職員と交流できたことは
かなり有益だったと思います。
さて、この「交流」の例をご紹介したいと思います。
このときに宿泊の相部屋（二人部屋）だったかたは、関西方面の商工会議所の職員のかたでした。
相部屋の相手は主催者側が、だいたい同じくらい年齢や職種（国家公務員だったり、公益法人の職員だったり）で
適当に選んでくれるので、やはり話もしやすいわけです。しかも約１週間いっしょにいるので、自然に仲良くなる。
で、彼女とも基本的には他愛無い雑談が多かったのですが、ときには普段の仕事の話しもするわけです。
そのなかで「特許公報のコピー」の話しをしたんですね。
現在では、特許公報の入手も「PDFでのダウンロード」が一般的なのですが、
その頃はまだ、公的な施設が所蔵する冊子体の特許公報を、その施設内でコピーすることも多く行われていました。
だから私も彼女も 「特許公報のコピー」 には毎日接していました。
さて、この特許公報のコピーですが、
私の所属していた施設では “職員がコピーして利用者へ渡し、コピー料金をもらう” 方式でした。
でも彼女の場合は “利用者が自分でコピーして、枚数を自己申告して支払う” 方式でした。
現在では公的な施設での「セルフコピー」も、コイン式などが多いのですが、
その頃はまだ、彼女の言うような「枚数の自己申告」も珍しくありませんでした。
そこで私が、「公報コピーの作業は大変だよね、
ウチとこも職員４人で１ヶ月に８千枚から１万枚くらいコピーするし。
しかも利用者はコピーした公報を仕事で使うから、コピーの品質にもスゴク厳しいし。
やっぱりコピーは利用者に自分でコピーしてもらうのがベストだよねぇ」と言ったのです。
すると彼女は、「でもウチとこはコピー枚数が自己申告制やから
なかには枚数を誤魔化すひともおるし、やっぱ職員がコピーしたほうが確実やと思うけどなぁ。
“さっき他の公報もコピーしはりましたよね”って言うても、ポケットに隠して“してへん、してへん”言うんやで。
いい年齢したオジサンがなぁ、そんなことして恥ずかしいなぁ」などど言うのです。
（注：関西弁は“こんなふうだった”程度の記憶で、正確ではありません（＾＾； 関西方面のかたご容赦を・・・）
これを聞いて私は
“なるほどぉ、自己申告制だと、やっぱり誤魔化されちゃうこともあるんだ” などと思ったわけですが、
同時に “こういうナマナマしい話しって、一般的な「報告」には載らないんだよね” とも思いました。
特許公報のコピーは既に上で書いたように、現在はPDFでのダウンロードが一般的ですし、
セルフコピーもコイン式などが多いため、彼女の「コピー枚数自己申告」の話しそのものは
やや古い会話例です。ですからこの会話で大事なことは、コピー方式そのものではありません。
この会話例で大事なことは、
一般的な雑誌や報告書などに載る報告や実例では分からない “本当の実情” が聞けた、ということです。
一般的な雑誌や報告書など載る報告や実例というのは、やはり「キレイに整理された報告」です。
不具合点や失敗例などの記載があっても、「報告用に選んだ例」が「体裁を整えたカタチ」で書かれている。
例えば、実際に施設を視察に行ったとしても、視察に来た「お客様」には、
あまりアタフタしたところや、ゴチャゴチャしたものは見せない。
しかし実際の業務の現場は、そんなにキレイに進むことばかりではないわけです。
そういうナマの話しは、やはり担当職員どうしの「カッコつけない会話」から得られる。
もし仮に報告書に、“コピー枚数自己申告の場合には枚数が正確に申告されないことがある”
という記述があったとします。
でも、その現場での “いい年齢したオジサンがコピーした公報をポケットに隠しちゃう” とか、
“職員が、ややキツイ言葉で利用者に対応するなどの時間と労力が必要” というような現実は
報告を読んでも実感できない。
このようなナマの話しが聞ける機会があると、例えば自分のいる施設でコピー方式の変更を
検討するときも、“不正確な枚数申告に対応することになるから、コイン式が良いのでは” などの
判断が自信をもって行える。 また他の施設から視察のかたがみえたときにも、
職員がコピーする場合と利用者がコピーする場合との違いなどについて、視野を広げながら説明できる。
もちろん雑談しているときは「情報交換している」という意識は、ほとんど無いのですが、
そういう一見ムダな会話の中に役立つ情報やヒントがちらばっているというのが、
「ヨソの人たちと集まって学ぶ」ことの軽視できない点ではないかと思います。
また、この会話からもうひとつ注目してほしいのは、
彼女の “やっぱ職員がコピーしたほうが確実やと思うけどなぁ” という一言です。
彼女も私も「公報のコピー」に毎日接している立場です。
でも、職員がコピーする方式をとっている“私”と、利用者がコピーする方式をとっている“彼女”とは、
「公報のコピー」という同じ実態に対して、チョット違う見方をするわけです。
職員がコピーする方式をとっている“私”は、職員がコピーすることの利点は
利用者は職員がコピーしている時間に同時進行で別の仕事ができる、とか
利用者が慣れないコピー機を使ってコピーするより、職員がコピーしたほうが早くてキレイ、など
“利用者の仕事時間を短縮する” とか “コピーの品質が良い” という点だと思っているわけです。
それが、利用者がコピーする方式をとっている“彼女”の立場からは、
コピー枚数申告への不正確さに対応する手間を考えるから、
“職員がコピーしたほうが確実” という利点が見える。
彼女の言う「利点」はとても単純なことなのに、私たちの立場からだと見えにくい。
そして・・・もしかしたら彼女のほうも私の何気ない言葉の端々から、
ヒントを得ていったのかもしれない。そんなふうにも思います。
このような、同じものごとに対する別の見方を知ることができるということも、
「ヨソの人たちと集まって学ぶ」ことの面白さだと思います。
・・・ていうか、
皆さんもこういう経験がおありではないかと思うのですが、いかがでしょう？
無理なく情報交換する
上でご紹介した５日間宿泊込みの「工業所有権研修」は、研修期間が長いということもあって、
２日目の夕方に、受講者に講師を交えた「交流会」が開催されました。
全国から集まった約５０名の受講者は、
全員何らかのカタチで公的に工業所有権に携わっている「同業者」です。
だから初めて会うにもかかわらず、話しが通じやすい。
この「話しが通じやすい」という点が、講習会やセミナーに集まる人たちの特徴ではないかと思います。
そういう場での会話（情報交換）は、やはり面白いかったり役立ったりすることが多い。
そして研修後に、仕事でトラブルがあったりした場合も、
“あなたの施設ではどういうふうに対応してる？” と気軽に訊き合えたりする。
実際、私たちが研修を受けた頃というのは、
特許公報が「冊子体」から「ＣＤ」そして「ＤＶＤ」に移行していき、同時進行で「IPDL（特許電子図書館）」のサービスも進行し、
さらに特許法改正の動きも激しくて、いろいろとトラブルが起きやすい時期だったのです。
例えば、新フォーマットの公報ＣＤが届いたけど「読み出しエラー」になったということもありまして・・・もう利用者が来てるのに（泣・・・）。
こういうとき、お互いに連絡しあって状況報告しあって対応方法を検討したりしました。
そして「同業者」ということで、ときには後でいっしょに仕事をする機会があったりする。
実際、この工業所有権研修でいっしょだった日本特許情報機構の職員（後に株式会社パトリスの社員）が、
私のいた施設で主催した、特許データベース「PATOLIS」の講習会の講師で来てくださったことがありました。
お互い同じ研修を受けていて交流もしていたので、講習会の準備をするときも話しがしやすく、
“久しぶりに会う” とか “いっしょに仕事ができる” などもあって、楽しく講習会が開催できました。
とはいうものの、
一般的な講習会やセミナーでは、この工業所有権研修であったような「交流会」は開催されないことも多い。
普通は、講義や実習などを行うのみの場合が多いと思います。
このような場合も、終日の講習会などで「お昼休み」などがあると、他の受講者とお話しする機会ができたりします。
まぁ最初から“情報交換しよう”などどと思っているわけではなくて、
席が近かったり、話しかけやすい雰囲気だったり、で “お昼をご一緒しましょう”くらいの気持ちでお話しするわけです。
でも話し始めると、同じセミナーを受けにくるかたというのは、
自分と同じような疑問点などを持っていることが多く、自然に情報交換になることが多いです。
例えば、”米国特許をIPCで検索する場合、サブグループを細かく指定しないで、
メイングループまでで検索すると良い結果が出ることがある” などの検索テクニックは、
特許データベース講習会の昼食時の雑談で学びましたし・・・（＾＾；
講習会を主催する立場から見ても、お昼休みなど “自然に交流できる時間” があると、
受講者どうしの会話も進むし、講習会そのものの雰囲気もこなれてくると感じました。
もちろん無理に交流したり会話したりする必要は無いのですが、
自分が受講するときには、“他の受講者とお話ししてみるのも悪くないかもしれない” くらいの気持ちで
行かれるのも良いと思います。
また、講習会やセミナーの主催者の立場に立った場合、
例えば休憩時間に入るときなどに、
「せっかくの機会ですので、皆さん名刺交換などなさっていただけると宜しいかと思います」 などの
一言を添えてあげると、初対面どうしの受講者も話しかけやすくなるようです。
実際、夕方わずか２時間程度開催したイブニングセミナーを受講した際に、
主催者のかたの「同じような仕事をしている皆さんですので、よろしければ名刺交換など・・・」の一言で、
受講者どうしの緊張感が一気にとれて、ザワザワと和やかな雰囲気が広がりました。
私も隣の席のかたと名刺を交換したりしてくることができました。
こうのような雰囲気が作れると良いのではないかと思います。
・・・ちなみに、まったくの余談ですが、上でパトリス社に関係することを書いたので・・・
皆さんもご存知だと思いますが、昨年（2009年）７月にパトリス社が民事再生法を申請しました。
かなりショックなできごとでした （既に昨年12月に民事再生計画が認められたようです）。
PTOLISは日本における特許情報検索データベースの草分け的存在です。
私にとってはPTOLISで特許やデータベースを学んできた面が大きくて、
なんだか「先生が倒れた！」みたいな気持ちでした。
ただし冷静に考えると、十数年前は「特許検索＝PATOLIS」だったけれど、
現在はIPDL（特許電子図書館）が無料で提供され、しかも次々に機能が充実してきている状況です。
有料のデータベースも、後発組（例えば野村総研のNRIサイバーパテントなど）の機能充実度は侮りがたく、
やはり時代の流れに上手に乗れなかった巨人が、ついに力尽きた・・・というカンジかなぁと思います。
でもPTOLISで特許やデータベースを学んできた身としては、
パトリス社が蓄積してきた独自のデータ（抄録作成やフリーワード付与など）や、
特許調査に詳しいユーザーのニーズ（例えばテキストマイニングで“機械まかせ”に語と語を関連させるよりも、
近接演算を使って語の位置関係を指定したほうが明確な検索ができる）を豊富に把握しているなど、
他社が追随できない貴重なものを持っているのですから、
それらを是非、将来へと発展させていってほしいと願っています。 がんばってほしい・・・です。
さて、講習会やセミナー、また講演会などでもよく行われるのが“質疑応答”です。
次回は、この“質疑応答”について書いてみたいと思います。
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