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コラム第27号(2005/5/24UP)
「情報検索のヒント −専門情報機関の司書とサーチャーを上手に使う−」
目的の情報を最短時間で入手したいなら、情報検索屋を活用しましょう。
情報検索屋・・・図書館司書とサーチャーです。
前回のコラムで “情報の在り処” として “専門図書館(専門情報機関)” が有効であることをご紹介しました。
“専門図書館なんて言われても馴染みがないし・・・” かもしれませんが、
ホントに有効な情報が欲しいならば! 馴染みがなかろうが行ったことがなかろうが、そんなことは言ってられません。使うしかない。
で、行く・・・ のですが
今まで図書館を情報検索の場として使い慣れていない場合、イキナリ行っても上手に使いこなせないことが多い。
行ったら “どーしよー 勝手がわからん” とか言って 無駄な時間を使わない。 利用案内と司書(ライブラリアン)を上手に使いましょう。
さて、特に専門図書館(専門情報機関)を利用する場合、
掲示や印刷物などの「利用案内」で判断して良いのは、 利用時間や複写申込み手順、貸出の有無などだけ だと思ってください。
情報検索の方法はその図書館の司書に訊きます。
その理由は次の3点です。
1:専門図書館では “独自の分類体系” を使っていることが多い。 ←初めて行っても充分に使いこなせないことが多い。
2:閉架式(書庫から本や雑誌を出してきてもらう)がめずらしくない。 ←開架に出ている資料だけ見ていても充分な情報は得られない。
3:“狭く深い図書館”なので、利用者も“専門家でリピーター”である場合が多いため、万人向けの利用案内がなされていないことが多い。
というわけなので、
その図書館で入手できる 「有効な情報」 に最短時間でたどりつく方法 =情報検索方法 は、その図書館の司書に訊きます。
特に専門図書館は、その図書館の使い方のコツみたいなものが多々あるので、司書に訊いてから情報検索するのが早道です。
さて、では図書館を使い慣れていないかたが 司書やサーチャー上手に使う方法 をご紹介しましょう。
ちなみに、図書館では 「検索や調査の案内」 を 「レファレンスサービス」 と言っています。 覚えておいてください。
●「コレを探している」という言い方をしない
え?と思われたかたも多いと思います。
「A社とB社の企業情報と財務データを知りたい」 とか 「特許番号が知りたい」 とか 「○○の統計が欲しい」 とかの訊き方が普通なんじゃないの?
と、お思いでしょうが・・・ この訊き方はピンポイントで情報を指しているようでいて、実は無駄な時間を使うことになる場合が多いのです。
じゃ、何て言えばいいの? ですが、
ここで コラム第25号「情報検索のヒント−泳ぐ前には準備体操−」 を思い出してください。
「泳ぐ前には準備体操を」 として 情報検索にあたって検索主題を明確化させる秘訣は「その情報を何に使うのか?」と問うことだと説明しました。
ここでこの「準備」してきたことが役立つのです。
司書へは「こういうコトに使うために、コノ情報を探している」という言い方をしてください。
重ねて言いますが、大事なのは「その情報を何に使うのか」という情報の「使用目的」をしっかり伝えることです。
さてさて、その理由は・・・ 申し訳ないのですが率直にその理由を説明しますね。
実は残念ながら、一般の皆さんは情報入手手段の選択肢が少なかったりするために、
頭に思い浮かぶ情報の種類が限られているのが普通なのです。
だから「コレ」とって思っている情報が皆さんの情報の使い道にとって最適な情報ではない場合があるのです。
例えば、「A社とB社の企業情報と財務データを知りたい」 という場合。その情報の使用目的は、
「自社で販売した製品のアフターサービス体制について、予算増せずにサービス向上させる方法を探りたい。」・・・@
だったとします。で、あなた自身は、その参考とするために
「自社と同業種・同規模のA社とB社について、特にアフターサービスをアウトソーシングしている場合の体制の組み方、外注予算の割合を知りたい。」・・・A
と思っているとします。
ならば、図書館の司書には @ と A をはっきり伝えましょう。
すると、司書(またはサーチャー)は
★一般に公開されている企業情報ではアフターサービスのアウトソーシング体制などは公開されていない
★財務データも、予算ではなく決算データなうえ、特にアフターサービスのアウトソーシングについての外注金額というカタチでは公開されていない
と、見本データなどを示しながら説明してくれるはずです。
そして、
★アフターサービス体制についての一般的なアドバイスやヒントが載っている本を読んでみる方法がある
★業界団体で発行している統計書で、アウトソーシングについての外注金額の統計を探す方法がある
★アウトソーシングや外注依存という方向から、「労働」関連の統計や報告書を見てみたらどうか
などの、アナタが思いつかなかったアレコレをアドバイスしてくれるはずです。
そして、情報検索する軸をブレさせずに、情報収集戦略を展開していけます。
さらに、目的を達するに足る、有益な情報を入手できる可能性も高まります。
もし 「A社とB社の企業情報と財務データを知りたい」 だけを伝えたなら、
司書(またはサーチャー)も、 “A社とB社の企業情報と財務データを案内してくれるだけ” で終わってしまう可能性が高いです。
で、企業情報にはアフターサービスのアウトソーシング体制などは公開されていないし、
財務データも、予算ではなく決算データなうえ、特にアフターサービスのアウトソーシングについての外注金額というカタチでは公開されていないし、
最悪な場合は、商用データベース使用料やコピー代を払ったうえで “やっぱ、情報入手できないね” と思って帰社する。 ということになりかねません。
この相談のしかたは、電話やメールなどで問合せするときも同じです。
その図書館の司書やサーチャーが持っている能力を最大限に利用するには、
「コレを探している」 だけでなく、 「情報の使用目的」 も必ず伝えましょう。
●既知の情報や資料は、全て持って行く
あなたが調査したいコトについて、既に入手済みの情報や資料は全て図書館へ持っていってください。
特に、司書やサーチャーに情報検索の相談をする場合は、なるべく 「ナマ」 な状態で持っていってほしいです。
例えば、ある製品のパッケージに “特許出願中 xx−xxxxx” と印刷されていて(xx−xxxxx は数字)、
この製品の 「特許番号」 が知りたい、というとき
“特許出願中 xx−xxxxx” を書き写して行くのではなく、そのパッケージそのものを持参してください。
大きいとか、かさ張るとかで、持参できないなら “コピーをとって持っていく” でも結構です。
なるべく 「ナマ」 に近い状態の情報を持っていきます。
理由を簡単に言えば、調査や検索に当たっての事前情報はなるべく多いほうが良いからです。
特に専門情報を調査する場合、
あなたは、調査に必要な情報が “特許出願中 xx−xxxxx だけ” だと判断したかもしれませんが、
そのパッケージに印刷されている 商標や製造元、日付などに重要な情報が含まれている場合があります。
司書やサーチャーは普段の情報検索経験から、その重要な情報を見つけてくれる可能性があるのです。
その他にも、「新聞に書いてあった」 なら “記事の切り抜き” ではなく、 “そのページ全部” を持っていく。
なぜなら、 “何新聞の何月何日の何版の朝刊or夕刊の何ページに掲載されているか” も情報のひとつだからです。
また、あなたが図書館へ行く前にインターネットなどで検索した情報があれば、それも全て持って行きます。
できれば、 “どのサーチエンジンで、どういうキーワードを使って検索したか” などの検索記録も持って行ってください。
検索済みの情報を示せば、司書やサーチャーは、あなたが検索済みの情報をもとに、さらにその先をアドバイスしてくれます。
検索済みの情報を示さないと、 “既に検索済みのことをアドバイスされてしまう” ということにもなりかねません。
調査のムダを省くためにも、既知の情報の持参は大切なのです。
●さらに、こんなことにもご注意を
<企業機密・トレードシークレット などを守るための自衛策>
図書館は、どの図書館でも必ず相談記録を確実に「守秘」してくれます。
しかしながら、特に公共図書館のレファレンスカウンターはオープンな場所にある場合が多いです。
つまり、アナタの相談内容の「話し声」や「提示資料」が周りの利用者に漏れてしまう環境にあります。
ですので、特に機密性の高い相談内容だったり、提示資料にトレードシークレットが含まれていたりする場合は、
“相談内容を声に出さなくてもいいように、予め紙に書いて行って司書に読んでもらい、その紙は持ち帰る” とか
“資料の提示の際は、他の利用者から見えない場所に移動したい旨伝える” などの自衛策をとることを、お薦めします。
<調査や検索に弱い図書館や職員の場合>
今回は、特に専門図書館や専門情報機関を利用する場合での「司書やサーチャーを上手に使う方法」をご紹介しました。
専門図書館や専門情報機関の職員は、司書やサーチャーとして 「調査や検索のプロ」 である方がほとんどです。
でも皆さんの身近な図書館として、市町村立の図書館を利用なさることも多いと思います。
で、ハッキリ言ってしまいますが、市町村立の図書館は調査や検索には弱いことが多いです。
一般的に、図書館の機能というのは調査や検索だけではありません。
「余暇活動への読書面での支援」 とか 「郷土資料の収集・保管」 とか 「児童サービス」 なども大事な機能なのです。
で、市町村立図書館というのは、どちらかというと、この「読書」「郷土資料」「児童」などに重点をおいている図書館が多いのです。
というわけで、図書館の職員も「郷土資料には詳しい」とか「絵本の読み聞かせやストーリーテリング(お話しを語る)なら得意」という職員のほうが多い。
ですが、そういう職員に 「企業情報と財務データ」 や 「特許番号」 の相談をしても、これはハナシが通じないのがアタリマエなわけです。
で、さらに ↑ここで「職員」という書き方をしているのは、
特に市町村立図書館では、「図書館職員 ≠ 図書館司書」 の場合が多いのです。
つまり、図書館の職員が必ずしも情報屋 (司書) なわけではないのです。
例えば、「昨年は保健所の事務を担当してました。図書館は初めてです。」 という職員も今年の図書館職員のなかにいるわけです。
もちろんその職員のかたも、役所や役場の事務屋さんとしてはプロなんですが、やはり 「企業情報と財務データ」 や 「特許番号」 の相談は通じません。
なので、市町村立図書館を調べモノに利用する場合は、最初に 「レファレンス担当のかたをお願いします」 とハッキリ伝えましょう。
これで、通じないハナシに割く時間が少しは短縮されるはずです。
さあ、こんなふうに図書館を利用しながらの調査・検索を開始しました。
でも、スラスラと必要かつ有効な情報が迅速に苦労無く入手できる・・・なんてことのほうが実は少ない。
だから、まだまだアノ手コノ手を使います。
例えば・・・
“情報の信頼性を判断する” “代替情報を探す” “データベースと冊子体情報を使い分ける” “適切な検索語を選ぶ” などなど、
こんなアレコレを次回以降に書いていきたいと思います。
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