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コラム第８３号（2009/12/8UP）
「情報検索関連のセミナー －その２：主催・開催する場合－」
今回は、情報検索やデータベース検索に関するセミナーや講習会を
主催・開催する場合について書いてみたいと思います。
前回のコラムにも書きましたが、情報検索に関連するセミナーや講習会には、
「受講者」 「主催者」 「講師」 それぞれの立場で多数経験してきました。
そのなかで、やはり上手な開催のしかただと感じたものもあれば、
あまり適切でない開催方法だったと思ったものもあります。
そんな様々な経験のなかから、皆さまに役立ちそうなことをいくつか書いてみたいと思います。
セミナーや講習会の開催を担当するということは少ないかもしれませんが、
セミナーを受講する際に主催者側の考え方を知っておくと、セミナー参加の可否を考えやすくなる点もあると思います。
また社内でのセミナー開催や研修実施などの際に、役立てていただけることもあるかもしれません。
開催日時の設定
情報検索やデータベース検索のセミナー・講習会の開催日時を考える際、
まずは受講者の立場で、参加しやすい日時を考えるのが第一です。
講習会やセミナーの開催などに限らず、世の中の仕事一般においても
「お客様の立場で考える」ということは大事ですよね。
情報検索やデータベース検索のセミナー・講習会の開催も同じです。
“なーんだ、アタリマエじゃん” でしょうか。
ところが、これが意外とできていないセミナーや講習会もあるんです。
「受講者の都合」ではなく、
「主催者の都合」で日時や内容を設定しているセミナーや講習会を見受けることがあります。
まず上手に開催している例から紹介します。
情報検索やデータベース講習会の主催者が、各検索システムの提供元である場合は、
ユーザー（受講者）の利用状況を把握していることが多いので、
受講者が参加しやすい日時に設定されることが多いです。
例えば、特許や化学、学術情報、ビジネス情報などの商用データベースのセミナーの場合は、
やはり企業や大学等が業務用に各検索システムを導入している場合が多いので、
就業時間中の外出または出張扱いで参加できるように、
「平日の昼間」に開催する場合が多い。
また年会の開催スケジュールも、
新年度が始まって新任者が勉強したい時期（５月頃）に入門コース開催。
中級者が新任者の教育を終え、中級者自身が自分のスキルアップをしたい時期に応用コース開催、など
受講者の立場に立って開催日程が考えられていることが多いです。
また特定の団体が、その団体内の会員向けに開催する場合も、
会員の状況や都合を把握しているうえに、
会員の状況や都合が“似通っている”こともあって、
受講者が参加しやすい日時に設定されることが多いです。
例えば、専門図書館協議会が主催する「イブニングセミナー」。
平日の夕方６時半から８時半に、数回連続（近年は２回が多いです）で開催されています。
これは、まず業務上のスキルアップなので、就業日である「平日」の開催です。
しかし専門図書館は少人数で運営している場合が多いため、
就業時間中に出てこられない会員も多い。だから終業後の「夕方」開催する。
その他、私が講師として参加した講座で、“上手な開催方法だな”と思ったのは、
工業団地の毎月の例会の時間を使って行った講座です。
工業団地内の各企業の出席者は業務時間中に、毎月「例会」に参加する時間をとってある。
その例会のイベントのひとつとして、情報検索の講座を開催するから、
まず、講座開催の「広報」は確実に周知されます。
そのうえで、今回のイベント（情報検索の講座）を聞くのに適任なかたが参加する、という
参加者選びもしやすくなる。
しかも主催者は、参加者の状況を熟知しています。
だから、私（講師）へ講座の依頼をしてくださる際も、
“皆さんは特に、こんなふうなコトに興味があると思います” と知らせてくれました。
ですので講座内容も、具体的に受講者の皆さんのニーズを思い浮かべながら作ることができました。
実際、皆さん、とても熱心に聞いてくださって、大変充実した講座となりました。
また私が公共の情報室でセミナー主催の業務を担当した際、
情報室の利用者は、企業の特許部門や情報部門所属のかたが多かったので、
やはり受講者の参加にあたっての都合が似通っている場合が多く、
開催日時が設定しやすかった面があります。
また、セミナー開催時には、ほぼ毎回アンケートをとりました。
このアンケートで、セミナーの「内容」についての満足度を知ると共に、
セミナーの「開催方法」についての希望も知ることができ、開催方法改善の参考になりました。
このような開催例に比べ、受講者がうまく集まらない開催例の場合、
やはり「受講者の都合」に合っていない日時を選んでいる場合が多いです。
「主催者の都合」で開催していると、受講者が集まったとしても、
そのセミナーや講習会に適した方々が参加しない（できない）ことも多い。
どうして、受講者の都合に合った開催ができないかというと、
そもそも 「受講者の立場を把握していない」 場合が多いようです。
だから自分たち（主催者）中心に、開催日時も開催内容も決めてしまう。
当事務所にも時々、セミナーの主催者のかたなどから、
「受講者が集まらないので広報をお願いします」と連絡を頂いたりするのですが、
受講者が集まらないセミナーの場合、
私のような部外者から見ると “これでは参加者も集まらないだろう” と分かるのです。
しかし主催者自身には「集まらない理由」が見えていないんですね、残念ながら。
また受講者へ向けた「広報」も残念ながら、適切な受講者に届かないメディアを使っていたり、
広報開始日が遅すぎたり、逆に早すぎたりでタイミングが悪い場合があります。
やはりセミナーや講習会を成功させたいのであれば、
開催にあたっては 「受講者の立場で考える」 。 これが鉄則ではないかと思います。
セミナーや講習会の「講師」を依頼する
セミナーや講習会を成功させたいのであれば、
受講者の立場とともに、もうひとつ考えたいのは「講師の立場」です。
私が公共の情報室でセミナー主催の業務を担当した際、
受講者が参加しやすいセミナーであるだけでなく、
「講師が講義しやすいセミナー」でないと、充実したセミナーにならないと実感しました。
たとえば「開催日時」です。
先に、受講者の立場にたって開催日時を考える、と書きましたが、
講師の立場も考えて開催日時を設定する必要があります。
例えば、浜松の情報室で商用データベースのセミナーを開催する場合は、
開催場所が浜松市内であるのに対して、講師は東京や名古屋から来てくださるわけです。
で、１日コースの場合は朝９時半開始の場合もある。
その場合に講師が事前にセミナー準備を行うためには、
セミナー前日に浜松へ移動していただくことになるわけです。で、開始時刻前にセミナー準備をする。
そして、もし開催日を「月曜日」に設定すると、
講師には「日曜日」に「セミナーのための移動＝仕事」をさせることになる。
こういうことは、やはり避けたいわけです。
また、講師によっては前日に講習会場で準備をしたいかたもいらっしゃいます。
会場の設定や機材の設定をしたい講師もいらっしゃいますし、
なかには、講義中にホワイトボードへ書く時間がもったいない（！）ので、
前日のうちにホワイトボード２枚（！）へ、ギッシリ書いておく（！）という講師もいらしゃいました。
このような、さまざまな講師のみなさんの都合にあうように開催を設定する必要があります。
講師の都合にあう開催が設定できれば、セミナー内容も当然ながら充実します。
よって受講者の満足度も上がります。
なお、セミナーの内容や受講者の都合によっては、
「夕方開催」とか、「土曜・日曜開催」になる場合もあると思いますが、
その場合は講師へ依頼する際に、例えば「日曜日の開催なのですが、お願いできますか」など
一言、講師への配慮を示したいものです。
講師のかたにとっては、同じ「依頼を受ける」であっても、そのような配慮の言葉がある場合と無い場合では、
やはり主催者への印象が変ってくると思います。
実は残念ながら、
“講師へ謝礼（セミナー委託料）を払うんだから依頼する側の都合に合わせるのが当然” という意識の主催者も
ときどき見受けるのです。
できれば講師に ”よし、この主催者のために良いセミナーをやってやろう” と思ってもらえる主催者でありたい。
そのほうが結果として、充実したセミナーになりますし。
また、講師がセミナーで使う「機材」や「資料」、「受講者用テキスト」などの準備も
各講師それぞれの、やりやすい方法があります。
例えば受講者用テキストを主催者側で印刷製本する場合、
見開きで左ページだけ印刷し、右ページはメモが書けるようにしてほしいとか、
カラー印刷してほしいとか、
講師の講義内容によって様々な対応が必要です。
講師の希望に沿った対応ができれば、やはりセミナー内容が充実します。
そして、「受講者名簿」。
事前に講師へ、どんなかたがたが受講するのかをお知らせします。
ただし、名簿のお知らせは、事前に各受講者へ講師へお知らせの可否を確認する必要があるほか、
お知らせする「項目」を限定する、また講師側での「取り扱い」を限定するなど、
いろんな意味で厳重な注意が必要です。
このような注意を行ったうえで、
受講者が確定した時点で、講師にはなるべく早く受講者名簿をお送りしたほうがいいです。
講師から受講者名簿を事前に求められるという例は少ないのですが、
講師の皆さんの立場では、受講者が具体的に分かると、
講義内容を具体的に設定しやすいようです。
“名簿は公開できない” ということであれば、受講者の概要をお知らせするだけでもいいと思います。
講師へ事前に受講者をお知らせすると、
例えば受講者の所属企業を考慮して、その業種に身近なテーマを使った検索例を作ってくださるなど、
講師も受講者に合った講義内容を考えてくださる場合が多かったです。
この受講者名簿をお知らせすることにより、やはりセミナー内容が充実します。
・・・ちなみに
講師によっては名簿を見ながら、“○○さん、これはどういうことだと思いますか？”など、
質問への回答者を指名しながら進めるかたもいらっしゃいました。
これはこれで緊張感があるし、“右端の列の後ろから２番目のかた”などと指名されるよりは、
“名前”を呼ばれることで親近感もわくようで、いいのではないかと思いました。
というわけで、講師の依頼も
「この日にやってくれますか」 と訊いて 「ＯＫ」 なら、それで良いではなく、
なるべく講師がやりやすい状況を設定する方向で開催するべきではないかと思います。
受講料の設定
さて、もうひとつ気をつけたいのは、
受講者の皆さんに払って頂く 「受講料」 の設定です。
じつは受講料が 「有料」 の場合は、あまり問題が起こらない場合が多いのです。
講師への謝礼、会場使用料、機材の使用料、セミナーテキスト代、場合によってはデータベース使用料など
様々なコストの一部を受講料収入から支払うことを考えて「有料」にするわけです。
この場合、たいていは適切な料金設定を考えることになりますし、
主催する側では、「料金（受講料）に見合ったセミナー内容にする」という責任感も生じます。
また受講者も、「受講料を払ったのだからキチンと受講（出席）しよう」という責任感が生じます。
これが 「無料」 の場合、特に受講者側の責任感が希薄になることが多いです。
無料のセミナーは、「申し込みをしておいて、連絡無しで欠席する」 という事態が起きやすい。
特に広く一般のかたを対象にセミナーを開催（広報）する場合は無料の開催は避けたほうがいいです。
実際、無料の検索セミナーを広く一般向けに開始すると、
悪い言い方で申し訳ないのですが 「ヒマで元気」 なかたからの、
「チョット役立ちそうなもので、安くヒマを潰したい」 という軽い気持ちでの申し込みが入ってくる。
そのような受講者を含めて定員になった場合、
本当にセミナーを受講したいかたが受講できなくなることがあるのです。
しかも、軽い気持ちで受講申し込みをするので、当然ながら簡単に連絡無しで欠席する。
せめて事前に欠席の連絡をしてくれれば、“ぜひ受講したいから”とキャンセル待ちで申し込んだかたに連絡できるのですが、
それもできない。
そして出席したとしても、講師のかたにとっては “本当に学びたい” という受講者ではないかたが多い場合、
空しいセミナーになってしまう。
このような事態を避けるためにも、「受講料無料」は避けたほうがいいです。
例えばセミナー開催の予算が充分にあって、受講者から受講料を頂く必要がなくても、
受講に適した受講者が申し込んでくる料金。そして、受講者が出席への責任感が生じる料金を設定する。
例えば、セミナーの「テキスト代」だけは負担してもらう、などの考え方もできるでしょう。
そのような料金を設定したほうが、充実したセミナーになる場合が多いです。
というわけで、
なんでも「無料」が良いわけではないということを、
セミナーや講習会を主催する場合は一度考えてみると良いかもしれません。
いかがでしょうか。少しは参考になりましたでしょうか。
さて、セミナーや講習会で最も大事なことは「内容」です。
次回のコラムでは、この「内容」について書きたいと思います。
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