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コラム第１４７号（2015/4/7UP）
「入手できにくい情報の存在を知る －（３）公開されない情報－」
以前のコラム１４５号で、灰色文献についてご案内しました。
その中で、灰色文献（gray literature）は通常の出版物流通のルートに乗らない資料であり、
通常の出版ルートに乗っていて、入手が容易な文献は 「白色（white）文献」で、
国家や企業内での機密文書など、公開不可の情報は「黒色（black）文献」であると説明しました。
今回のコラムでは、このうちの「黒色文献」に該当する情報について書きたいと思います。
私自身、今まで企業や公的機関で、様々な情報を扱ってきましたが、
その経験から確実に言えることは、
情報は責任を持って管理されるものだということです。
情報は、日々様々に発生しますが、情報の扱いには責任が伴うということは、あまり意識されていないように思います。
私たちは情報を入手することには熱心だったりするのですが、情報開示についてはどうでしょうか。
例えば皆さんが図書館の司書やサーチャーに情報入手の相談をするとき、
自分の持っている情報で、言うべき情報（情報開示）と、言ってはいけない情報が明確に判断できますか。
情報を開示する場合は、どのような状況下で、どのように開示するか判断できているでしょうか。
そんな観点から「公開されない情報」について考えていただければと思います。
公開不可の守秘レベル
企業や公的機関などの、どんな組織でも、組織内で発生する文書（情報）には
何かしらの「秘区分」が付与されるのが普通です。
例えば、コラム１４５号で紹介した灰色文献には統計資料なども含まれます。
統計を一般公開する内容に編集した資料は、灰色文献や白色文献として一般のかたが入手可能です。
でも、一般公開する内容に編集する前のナマのデータは、内部資料として公開しない。
これに似た例は、皆さんの会社でも多く行われているはずです。
実際、統計資料を入手したり、特定の組織から発表される文書を読んだりしていると、
“たぶん、こういうデータを基にしているんだろうな“ と推察できるのですが、
その推察される基のデータそのものは、いくら探しても見つからないということもあります。
このような「内部資料」には、基本的に守秘レベルがある。
ごく一般的な例を挙げると、「社外秘」なら社内ではオープンです。社員なら、誰でも知って良い。
でも例えば、社外秘の情報を自宅で家族に話す。これは家族が社員でない限り、不可です。
これは社会人なら常識ですよね。
これが「関係者外秘」の場合、社内でも関係者でない社員には「秘」です。
逆に社外の人でも、その情報に関係している人（例えば協力会社の担当者や責任者）には開示されます。
これも常識でしょう。
このような守秘のレベルは、各社で文書（情報）の取り扱いについて、何かしらの規程があるはずです。
守秘のレベルを決めるということは、どのような情報が、どういう理由で、どの程度に守秘すべきか判断するということです。
だから組織で仕事をしていれば、日々文書や情報は発生するので、その規程に基づいて守秘を意識していれば、
自然に守秘の意識は、身についてくるのが普通です。
情報公開されない理由と、情報入手の可否判断
上の項で統計資料例にとって、公開される情報と、公開されない情報を説明しました。
このような公開される情報と公開されない情報を
コラム１４５号でご紹介した、企業の技報（テクニカル・レポート）に当てはめてみます。
各社で発行される技報は通常の出版ルートには乗らないけれども、広く一般のかたが入手可能です。
コラム１４５号でもご案内したとおり、インターネットのウェブページから入手することもできます。
しかし、
この技報に掲載される前段階の、研究段階での記録やデータ、ラボノートなどは開示不可でしょう。
社外秘かもしれないし、関係社外秘かもしれない。いずれにしても簡単には開示されないはずです。
さて、
この技術が特許係争などになって、該当する技術の研究経過を開示しなければならなくなったとします。
例えば、現在の米国では特許も先願主義ですが、以前は先発明主義でした（※）。
※注 （同一の発明について）
先願主義：先に出願した発明が特許される
先発明主義：先に発明した出願が特許される
だから、米国に出願する技術の研究経過は、例えば“この研究結果がこの日付で発生した” と証明できるかたちで
記録される必要もありました。
そして、その記録（ラボノート）は、基本的には公開されないけれども、
特許係争などで、先に発明したことを証明可能な資料として開示する必要が生じた場合は公開するわけです。
この場合、情報（ここでは研究記録のラボノート）は、
担当者が作成し、上司が確認し、責任者に承認され、日付が証明される状態で保存され、
基本的に守秘される範囲が決まっていて（関係者外秘など）、
守秘される範囲外でも必要が生じれば、開示の可否を判断したうえで開示できるように管理されているわけです。
つまり、守秘のレベルが高い情報ほど、
情報管理する側も、情報開示を求める側も、それぞれの責任が重くなる。
守秘のレベルが高い情報は、「責任をもって守秘される理由」があるのです。
よって守秘のレベルが高い情報の開示を求める場合は、気軽に情報開示を求めるものではないわけです。
守秘されている情報を開示してもらうためには、
開示が必要であることを納得できるかたちで説明できないといけない。
ここでご紹介した例でいえば、国に特許付与されるべき情報であることを証明せよ、と説明する。
何故このようなことを書くかというと、
「訊けば教えてもらえる」と気軽に思っているかたが多いと感じるからです。
しかも自分がその情報を必要とする理由を説明しない、または説明できない。
例えば、前回のコラム１４６号でご紹介したような旧製品のカタログの入手を企業で問い合わせる場合、
このような特殊な要求をする理由を、相手に納得できるかたちで説明できなければ、
対応してもらえないのが当たり前だと思ってほしいです。
守秘契約、守秘義務、そして開示判断
さて、上の守秘レベルの説明で「関係者外秘」の場合、社内でも関係者でない社員には「秘」だけれど、
社外の人でも、その情報に関係している人には開示される、と書きました。
このような場合、その関係している他社と「守秘契約」することが多いです。
当事務所も調査依頼をくださる会社と守秘契約します。
重要な情報は、守秘される保証がない場合は開示されない。 これも常識でしょう。
そして実際の調査において、調査の過程で情報を外部に開示しなければいけなくなる場合もある。
その場合は、どの程度開示するか、その都度、検討します。
例えば旧製品のカタログの入手の場合、入手先へ、特許の無効資料調査に使うことは開示しない。
でも、過去の特定の時期における技術レベルの確認をしたい、という説明ならできるだろう。
この説明で入手先の相手に納得してもらえない場合は、これ以上の詳しい説明はできない。
などの検討をしたうえで情報入手を行います。
そして情報入手できた場合は、
入手先（カタログを開示してくれた会社）へ、情報入手による迷惑をかけないことにも責任を持ちます。
このような判断は、情報を扱う仕事だけでなく、一般のかたにも判断を行う機会が出てきます。
例えば、図書館の職員にビジネス情報入手の相談をする場合。
公共図書館の職員には法的な「守秘義務」があるので、相談内容は守秘されます。
しかし図書館職員に情報入手を手伝ってもらう過程で、ある程度、外部に情報開示しなければいけなくなる場合もあります。
例えば、上で例にとった旧製品のカタログの入手などを図書館に手伝ってもらう場合もあるわけです。
その場合もどの程度情報開示するか、上の例と同様に検討して、判断できないといけない。
この判断が、一般のかたには適切に行えない場合がある。
最も多いケースは、
そもそも図書館職員に情報入手の相談をする段階で、「欲しい情報だけ」を職員に言う。こういうかたが多い。
その情報が必要な理由や、その情報を何に使うのか、何を解決したいのか、など
そのような背景は全て伏せて（秘密にして）、「コレが欲しい」としか言わない。
残念ながら、これでは適切な情報入手はできないし、図書館からの良い協力も得られない。
というわけで、
普段は溢れる情報を自由に入手できるように思うけれども、
実際には情報は管理されるものであり、簡単に開示されない情報も多く有り、
情報の守秘、開示、入手の全てに社会的な責任と判断が伴う。
これは、やや厳しい見方かもしれませんが、
今まで様々に情報を扱ってきた立場で、私はそう思います。
皆さんはいかが思われるでしょうか。
４月ということで、新入社員や新入生が新しいスタートを切る時期です。
職場や図書館を通じて、情報への責任感も身につけてもらえれば、と
そんな気持ちも込めて書きました。
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