情報検索コラム
情報検索・調査・利用について
“知っていると便利”“こんなときどうする”“コレにはご注意！”などなど思いつくままに書かせていただきます。
ちなみに「三月うさぎ」はルイス・キャロル著『不思議の国のアリス』に出てくる「いつまでも終わらないお茶会をしている」ちょっとヘンなうさぎです。
「ティールーム」は、お仕事の休憩時間のお茶といっしょに読んでいただけるくらいの長さと内容というコンセプトを、アリスの三月うさぎの「お茶会」にかけてあります。（毎月1回更新します）
検索と調査は Who と Why で「上手」よりも「良い」を目指す
注意：記載内容やリンクは執筆時点での情報です。
文章を書く時の構成要素の基本として 5W1H があります。
皆さんもご存じのとおり、
Who（だれが）、When（いつ）、Where（どこで）、What（何を）、Why（なぜ）、How（どのように）
の六つの英単語が 5W1H です。
この 5W1H を情報検索や調査に当てはめてみると、こんなふうになるでょうか。
Who：だれ（調査依頼者）
When：いつ（調査時間）
Where：どこ（使う検索システム）
What：なに（調査内容・技術分野）
Why：なぜ（調査を行う理由）
How：どのように（検索方法・調査方法）
「上手に」検索や調査を行いたいと思うかたは多いわけで、そのようなかたたちに接すると
多くのかたが無意識のうちに次の４つが大事だと考えていらっしゃると感じます。
When：いつ（調査時間）←効率よく短時間で調査
Where：どこ（使う検索システム）←使いやすい検索システム
What：なに（調査内容・技術分野）←調査内容や技術分野の知識
How：どのように（検索方法・調査方法）←検索するための知識と検索方法
これはもちろん間違いではないのですが、少し視点を変えて
「良い」検索や調査に必要なものを考えると、次の２つが大事だと思うのです。
Who：だれ（調査依頼者）
Why：なぜ（調査を行う理由）
今回のコラムはこの Who と Why について特許調査を前提に書きますが、
じつは特許調査に限らず多くの仕事に共通するのではないかとも思っています。
そんなつもりで読んで頂ければと思います。
Who（調査依頼者）：相手のために自分の仕事を行う
私が特許の検索や調査の仕事に関わり始めて以来、多くの先輩や先生に接してきました。
特許調査を長年行っている先輩諸氏の場合、当然ながらサーチャーとして優秀で、依頼者からの信頼も厚い。
これは特許調査会社の調査員だけでなく、企業内で調査担当なさっているかたの場合も同じです。
検索講習や調査セミナーの講師（先生）のかたについては、
検索システムの案内の場合はＳＥ系のかたもいらっしゃいますが、
調査内容（先行例調査や侵害調査など）の方向からの講師の場合は、
やはり実務面で優秀なサーチャーであることが多く、講義内容に実績の裏付けが感じられます。
これらの優秀なサーチャーの皆さんの多くが異口同音におっしゃる言葉が「相手（依頼者）」です。
例えば、
・相手と同じ気持ちになって考える。
・相手のために自分の仕事を行う。
・相手が何を考えているかを、よく知る。
このようなことをおっしゃいます。
検索や調査の過程では、様々な細かい判断を絶えず行っていくのが普通です。
その判断のよりどころとなるのが「相手（依頼者）」の考えや気持ち、事情、状況です。
例えば技術理解にあたって特定の用語に複数の説明があった場合、
どの説明が相手の求めている情報に最も合致する説明か判断する。
検索式を考える場合は技術内容はもちろん重要な要素で、特許法や判例なども考慮しますが、
相手の事情や状況を理解し、どんな情報を拾い出したいかを考慮に入れて検索戦略を練る。
ヒットした公報をスクリーニングする際は特に「相手の必要な情報は何か」が腑に落ちていないと、
必要な情報を漏らしたり、逆に不要な情報を拾ってしまったりする。
調査報告を書く時も相手の事情を考えながら、分かりやすく、読みやすく書くのが大事です。
技術屋のかたに向けて書くのと、弁理士のかたに向けて書くのでは、当然書き方も違ってくる。
よって相手のことを考えながら検索や調査を行わなければ、良い調査にならない。
そして、この「相手のことを考える」ということができるかどうかの分かれ目は、
相手への「敬意」や「尊重」だと思うのです。
上で書いたような、相手と同じ気持ちになるとか、相手のために仕事を行うとか、
相手が何を考えているか知るという先輩の皆さんの言葉の中には必ず、
相手への敬意や尊重が含まれています。「相手のために」良い情報提供をしたいという気持ちです。
自分中心に仕事をすると、結局は自分のためにならない
上で書いたような先輩諸氏の意識に接する一方、
私自身が講師の立場でセミナーや講演を行うと、質疑応答や質問票などによくある質問（悩み？！）が、
「困った相手（依頼者）への対応」です。
例えば、これは特許情報ではなくビジネス情報のセミナーでの受講者（図書館職員）のかたの質問ですが、
特定のアンケート調査のデータを入手した相手（図書館利用者）がいて、
「その後のデータの変化を知りたい」と言ってきた、と。
しかし、そのアンケート調査は１回行っただけで、その後の継続調査は行っていないものだった、と。
で、受講者からの質問は「こういう相手にはどのように対応したらいいですか」でした。
この質問は言葉を補うと、
「こういう困ったこと言う相手にはどのように対応＝無いと説得したらいいですか」です。
残念ながらこの質問には、相手（図書館利用者）への敬意や尊重が全く感じられないのです。
「無い」と説得しようとするから、どうすればいいのか分からなくなる。
受講者のかたも情報提供のプロなのですから、相手がなぜその情報が必要なのかよく訊き、
その後の継続したデータは無いけれど、代りに使えそうな情報を探せないといけない。
よって私の回答も上記のとおりで「相手の事情を訊いて、代わりの情報を探しましょう」でしたが、
本当の回答は「情報を必要としている相手の身になってあげてください」です。
相手のために代わりの情報を探す苦労をすることで、自分の知識や経験が増えます。
相手のために仕事をするかたは、このような地道な苦労をひとつひとつ積み重ねることで
優秀なサーチャーになっていくんですね。
また相手と考えが衝突する悩みも多いようで、
「相手が自分の言うことを聞いてくれない場合どうしたらよいか」とか、
「特許制度や特許公報の知識が無い相手が、特許情報の事情に合わない調査依頼をしてくる」
などの質問もあります。
さもありなんとは思いますが、これも相手がこのように言ってくる理由があるはずなのです。
相手が自分の言うことを聞いてくれない場合、考えられる理由のひとつは
自分と相手との間に信頼関係が築けていないという点です。
相手が自分の言うことを聞いてくれない場合、聞かない理由があるはずです。相手も仕事なのですから。
その理由や事情をよく聞かなければ説得もできないし、サーチャーの言うことを聞こうとは思ってくれない。
それに、相手は技術や業界などについてはよく知っているでしょうから、
もしかしたら相手の言っていることのほうが正しいかもしれません。
相手の話しをよく聞くことで、自分も勉強になることがあると思います。
また別の言い方をするなら、
サーチャーが自分の考えにこだわっていたら、相手にカスタマイズした情報提供はできないはずです。
ひとの言うことは聞いてみるものだと思います。
「特許制度や特許公報の知識が無い相手が、特許情報の事情に合わないな調査依頼をしてくる」も
考えてみれば当たり前で、特許制度や特許公報の知識なんて持ってるひとの方が少ない。
でも相手が情報を必要としているのは確かなのだから、
プレサーチインタビューのときに特許について説明しながら、
相手の情報ニーズを特許情報に合わせていく努力をするしかない。
でも特許について説明するには、自分が正しく理解できていないと分かりやすい説明はできないんですよね。
ということは、説明する苦労によって自分も勉強しなおせる面が大きい。
また調査報告も、特許についてよく知らない相手向けに分かりやすく書く必要があるわけで、
最初のプレサーチインタビューで相手の知識内容をよく知っておけば、相手の満足度の高い報告書が書ける。
で、自分の経験からも言えますが、
報告書に満足してもらえた場合、さらに別の案件の調査依頼を頂くことがあります。
そのとき相手（依頼者）も特許の知識レベルが上がっている場合が多い。
特に私の説明を正しく理解してくれて、勉強した特許用語を使いながら依頼してきてくれたときなどは、
とても嬉しいです。
というわけで、相手のために仕事をしたほうが自分のためになる。
逆に言うと、自分中心に仕事をすると、結局は自分のためにならない。
面倒な相手や面倒な調査は、じつは自分を成長させてくれるのです。
Why（調査を行う理由）：相手の役に立つ仕事を行う
実務として（つまり練習ではなく）行う調査には、必ず調査を行う理由があります。
なぜ（Why）調査を行うのか、です。
この「なぜ（Why）」も調査過程での様々な判断のよりどころとなるのですが、
じつはもうひとつ大事なことは、なぜ（Why）を知っていると頑張りがきく！ のです (^^)v
そもそも世の中にラクな仕事は無いとは思いますが、特許の検索や調査も大変な仕事なわけで、
検索するのも、公報を読んで理解するのも、報告書を書くのも大変です、よね。
そういう大変な時に、くじけそうになっても、
相手がこういう理由で情報を必要としていると思うと頑張れるし、
丁寧に調査してキチンと報告したいと思う。
だってそうしないと、相手の役に立つ情報が提供できないから。
そして相手の役に立つ情報を提供するというのが「良い」調査だと思うのです。
言い換えると
「上手な調査」は自分の立場でものを考えていると出てくる言葉。
「良い調査」は相手の立場でものを考えると出てくる言葉ではないでしょうか。
自分と相手との信頼関係での Who と Why
調査を行う場合、調査依頼者（相手）と調査担当者（自分）は対等です。
どちらが上でも下でもない。
統計情報や特許情報についてよく知らない相手の上に立って"困ったものだ"と思うのも違うし、
逆にサーチャーが依頼者から"調査をする道具"として使われている、という意識を持つのも違う。
実際にセミナーで質問を受けていると、
「特許調査は面倒だからサーチャーにやらせとけ」と他部署に思われているような悩みも聞きます。
こういうのも違うんだよね・・・と思います。
調査依頼者は、そのかたの分野での専門家。サーチャーは検索や調査の分野での専門家。
お互いに敬意を払いあって、お互いを尊重するのが信頼関係だとすれば、信頼関係があれば
「Who：誰のために自分の仕事を行うのか」「Why：何のために調査するのか」が大事にできる。
この２点の意識が「良い調査」に結び付く。そんなふうに考える方法もあると思います。
そんな味岡なので、
じつはトライアル調査や、練習問題を解くかたちの調査などは大変苦手です (^^;
だって、自分の行う調査結果を実際に必要としているひとがいないんですよ？
それなのに単に問題を出されて解くだけなんて、すごくやりにくい。
例えてみれば、お料理のコンテストで、出来上がった料理を食べたいと思っている相手もいないのに
食材や道具を渡されて、制限時間以内に料理を作りなさいと言われるようなものでしょうか。
料理は食べる人の好みや体調、年齢、また季節など様々な状況に応じて作るもので、
それらの食べる状況が全く無いまま作られる料理は「作品」であって、食べ物ではない。
トライアル調査も同様で、問題解決などに結び付ける情報提供としての調査報告作成ではなく、
「作品」としての調査報告作成を行ういうのは、私には非常にやりにくいです。
皆さんはそんなことないですか？
というわけで、
上手な調査もいいですが、良い調査ってどんな調査かを考えてみるのもいいかもしれません。
ひとは誰でもお互いに仕事をしあって生きているわけですが、
仕事をしている自分が相手に「利用されている」だけなのか、「必要とされている」のか。
その分岐点が信頼関係かとも思います。
今回のコラムを読んで、"でも自分の仕事では Who （相手）や Why （理由）が選べない"
と思われたかたもいらっしゃるかもしれません。
じつを言うと、味岡事務所では相手を選んで仕事をしています。
当事務所も開業当時は、相手に利用されているだけの調査もありました。
そのような調査は結局は自分のためにならない。だから敬意をはらえて、尊重できて、
当事務所を大事にしてくれる相手を選んで調査を行うように努力しました。
やみくもに利益をもとめて誰にでも仕事を提供することはしないようにしました。
逆に、だから事務所が続いているのかもしれないと思います。
もうひとつ余計なことを書くと、昨年（2018年）注目された働き方改革なども、
時間数（When）や仕事内容（What）や仕事方法（How）ばかりが取りざたされていましたが、
過労死に至らないまでも、働くことがストレスになる大きな原因のひとつが「信頼」かなと思います。
だって仕事は働き方に合わせて発生しない。
極端に言えば、お医者さんの勤務に合わせて病気なるのは無理。
ＳＥの都合にあわせてシステムトラブルは発生しない。
そこまで極端でなくても、どんな仕事もお互いが頑張り合うから世の中が回っているわけで、
そのとき、相手（Who）が自分の仕事を大事にしてくれて、
自分も相手からもらう仕事の理由（Why）を大事にしている。
その信頼関係のなかで行う大事な仕事の質を高めるためには適度に休養することがも大事。
要するに、良い仕事をするために休むはずで・・・。
でも「必要とされている」のではなく「利用されている」状態での仕事は、
同じ時間数（When）や仕事内容（What）でもかなりのストレスかと思うのです。
利用されているだけの仕事なら、そりゃ短時間のほうが良いよね。
と、へそ曲がり (^^; の味岡は思ってしまうのです。
